物资采购验收管理办法.docx
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物资采购验收管理办法.docx
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物资采购验收管理办法
山西保利合盛煤业有限公司水峪矿
物
资
采
购
验
收
管
理
办
法
2012年7月1日
保利合盛煤业有限公司水峪矿
物资采购验收管理办法(试行)
为认真贯彻能源公司关于物质采购、验收会议精神,实现煤矿健康、稳固的进展。
按照矿委的统一安排部署,为强化水峪矿材料物资采购、验收管理,进一步规范物资管理制度,有效降低生产本钱,降低库存物资和资金,提高我矿的经济效益,实现节约型矿井。
针对我公司实际情形,特制定以下物质采购、验收管理办法。
第一部份采购管理办法
第一条目的
第二条 为了使我矿物资采购制度化,科学化,按照矿委要求,结合本矿实际情形,制定了物资采购办法。
第二条范围
物资的采购,包括固定资产与非固定资产的采购均依本办法执行。
第三条管理部门
供给科专人负责有关物资的采购工作,凡物资的采购、验收、保管及发放,无论资金来源和供给渠道,也无论利用部门,均应经供给科统一计划、统一订购和统一管理。
第四条物资采购计划的编制
物资采购计划的编制由各个生产单位按照月、年度生产工作计划,维修检修计划,按材料消耗定额制定出本单位的材料需求计划,由供给科汇总后编制出年度物资采购计划(初稿)报分管领导,由分管领导召集有关人员开会进行审查,报总领导批准后有供给科负责编制物质采购计划。
按照采购目录进行划分,一级采购能源公司,二级采购(分公司),三级采购(矿供给科)。
第五条物资采购合同的签定与履行
长期、批量定货实行招标采购,货比三家,利用单位应对所需物资提出详细技术要求,并参与同供货方进行的技术谈判。
采购人员指定专人询价,并按照搜集到的报价资料,由分管领导负责召集有关部门组成招投标小组,小组成员集体讨论,肯定中标厂商。
物资采购合同统一由供给科签定,设备采购入库手续归口由供给科组织办理。
经济合同的执行应做到谁经办谁负责,设备到货后经办人应及时组织有关人员按合同内容进行验收,利用单位确认,供给科办理入库手续。
第六条物资的验收
物资的正常验收由供给科牵头、企管科、利用单位派技术人员配合。
物资到货后,应依照合同及有关规定验收。
验收后发觉有问题,涉及到违背合同或不知足合同要求时,需要进行合同的更改或索赔等有关事项,由供给科牵头,相关部门协助。
有关索赔事项,应在诉讼时效期间内处置质量和其他有关问题,避免经济上不该有的损失。
物资验收后应由记帐员填写“物资验收单”,供给科签字后归档。
物资仓库保管员验收后应及时填写“入仓单”,作为入帐依据。
第七条物资(设备及材料)发放及发放前的保管
物资仓库实行凭单发料,利用部门领用物资(设备及材料)时必需在“出仓单”上签字才能生效,记帐员据此销帐。
物资实行分类、分库保管。
物资摆放整齐,标识齐全。
物资保管员和记帐员坚持每季度对帐一次,年关进行清仓清点,做到帐、物、资金三相符。
第八条固定资产的报废
固定资产报废依照规定的年限执行,财务科按照有关规定确认固定资产的报废。
报废后的固定资产统一由分公司负责处置
第九条罚则
违背本办法规定,未造成损失的,由企管科提出整改意见,限期整改;造成损失的,报领导办公会议作出纪律处分和惩罚决定。
第二部物资验收管理制度
第一条总则
一、本制度规定了公司物资验收的依据、时限、组织方式、程序及不合格物资的处置方式
二、本制度适用于水峪矿的物资验收管理工作。
第二条职责
一、供给科:
除零星办公用品外,公司所有的设备、消耗材料等物资,负责协调各部门,组织、实施物资全进程验收。
二、库房管理员:
负责查对物资的数量、规格、种类、生产厂家、生产日期、标签、外包装等进行查对验收。
三、利用部门(单位):
依照验收规范、定货协议和质量要求,进行查验或实验,并填写查验报告单。
四、企管部门:
按照矿审批的物质采购计划,进行查对验收,由于地质条件或其它因素造成,计划外采购物质,必需由矿主管领导签字审批补充计划方可验收。
五、矿调度室:
参与木材验收,在整个进程当中,调度负责对木材丈量和木材的堆放及木材场的管理。
六、机电部门:
主要负责和参与机电材料和设备的验收,负责设备的运行(是不是运行完好)、煤安标志,开箱验收证书等相关证件(是不是证件齐全)。
第三条管理内容与要求
一、物资验收的依据
(一)物资采购计划。
(二)定货合同、技术协议。
(三)供货单位的装箱单、发票、货运单、图纸、随机资料、合格证等。
(四)物资验收规范:
利用部门应按照待验物资的重要性及特性等,制定相关物资的验收规范作为验收的依据。
二、物资到库验收的时限(按工作日计算)
(一)大型、新型设备和专用备品、低值易耗品及主要辅机备品配件,一般机电产品、消耗材料到货后1-2天内验收完毕;
(二)物资到货后,采购员立刻电话或书面通知利用部门,和企管部门在验收规按时限内,对物资进行验收,未经验收部门验收的物资一概不准入库,进行利用。
三、验收的分级及参加人员
(一)设备类:
大型(价值10万元以上)及专用设备,小型通用设备(10万元以下)。
(二)备品配件:
一、主机、主要辅机备品配件、零星件。
二、一般备品配件
(三)低值易耗品、消耗材料:
以上设备及物质材料均由利用部门技术人员,采购员、保管员,企管部门人员参加验收方可入库。
四、物资验收的程序和要求
(一)验收程序:
一、检查供货方的《送货单》是不是已注明物资的编码、名称、数量、规格和定单编号等内容。
二、检查供货方提供的质量证明文件其是不是已提供,文件是不是齐全。
3、查对采购入库物资是不是与《采购合同》的数量、规格和种类相符,有无超定单或无定单的现象。
4、检查其外包装上是不是已按要求贴上物资标签,标签上是不是已标明物资编码、名称、数量、规格、生产厂商和生产日期等内容。
五、抽查其包装内的数量、规格、种类是不是与所贴的标签一致。
六、利用部门质量查验人员,按定货协议和质量要求,进行查验和实验,查验后应做查验记录,并填写物资验收单。
(二)实物验收:
对实物验收,包括数量和质量两个方面
一、物资数量验收:
数量验收是保证物资数量准确不可缺少的办法,由供给部门和企管部门负责进行,数量验收的具体要求是:
(1)计重物资的数量验收要求(如油品、钢材等):
①计重物资一概按净重计算。
②国产金属材料以理论换算交货的,按理论换算验收。
③定尺和按件标明重量的物资,能够抽查验收。
抽查比例按照货物厂家的信用运输情形的和包装来决定,一般可抽查10%-20%。
④不能换算或抽查的物资,一概全数过磅计量。
⑤凡计重物资验收时均应注意按层次分割,标明重量,力求入库一次过磅清楚,以便复查和出库,减少重复劳动。
(2)计件物资的数量验收要求(如轴承、阀门、专用备件等):
①计件物资应全数清查件数(带有附件和成套的机电设备须清查主件、部件、零件和工具等)。
②固定包装的小件物资,如内包装完整,可抽验内包装5%-15%,无过失或其他问题时,可再也不拆验内包装。
③用其他方式计量的物资(木材、水泥、沙子、石子、料石、胶带、玻璃等)按规定的计量方式进行检查。
(一)木材数量、质量验收程序要求:
a、第一供给部门按照材料利用情形,及时采购木材,避免利用欠缺或过度积压。
b、木材到矿后,供货方及时与供给采购人员联系,同时供给人员通知企管部门和调度室验收人员到场。
c、验收人员到齐后,供货方依照验收人员要求在规定场地对木材按规定进行有序码放,对不符合验收标准的木材,禁止卸车。
d、供给科人员进行组织监督,企管负责记录、调度负责丈量。
e、验收人员对码放整齐,标准合格的材料进行一一标记验收记录,清点数量,核算准确无误后,填材料验收单,验收部门人员签字,供货方人员全程参与,签字后方可生效。
(二)水泥数质量验收程序要求
a、水泥进场时应对其品种、级别、包装或散装仓号、出厂日期等进行检查,并应对其强度、安宁性及其他必要的性能指标进行复验,其质量必需符合现行国家标准。
b、检查数量:
按同一生产厂家、同一品级、同一品种、同一批号且持续进场的水泥,抽样查验。
c、检查产品合格证、出厂查验报告和进场复验报告。
d、水泥袋上应清楚标明:
工厂名称、生产许可证编号、品种、名称、代号、强度品级、包装年、月、日和编号。
e、验收人员对码放整齐,标准合格的水泥进行验收记录,清点数量,核算准确无误后,填材料验收单,验收部门人员签字,供货方人员全程参与,签字后方可生效。
(三)沙子数质量验收程序要求
a、沙子到矿后,验收人员按沙子的种类分类验收,
b、对沙子进行丈量,计算立方。
c、验收人员对沙子,进行验收记录,清点车数,核算准确无误后,填材料验收单,验收部门人员签字,供货方人员全程参与,签字后方可生效。
二、物资的质量检查:
包括规格、尺寸、光洁度、色彩、保养状况、气味等。
一般情形下,供给科只负责对物资的外观形态和一般质量进行查验。
3、对于定货合同或技术协议中规定需经试用若干时刻或需安装调试再进行结算的物资,除具有以上查验程序外,还必需有利用部门出具的利用报告或安装调实验收情形报告。
五、验收人员职责:
(一)验收时,所有参加人员都要树立高度的责任心,认真负责、一丝不苟。
按计划、合同中的型号参数、材质、技术要求、配套范围、数量严格检查,查数量有无短少、查外观有无损坏、查参数有无过失、查质量是不是符合要求、配套是不是齐全。
对验收中存在的问题,做好详细记录,分清责任范围,并由经办人及时联系解决。
(二)验收中的随机资料图纸利用说明等原件必需交机电科档案管理员统一管理,任何部门和个人不得据为己有。
(三)所有参加验收人员必需本着公平、公正的原则,以科学的手腕,严格按技术标准进行验收,任何人不得擅自隐瞒验收中存在的技术、质量问题,更不得将存在的问题无原则扩大化,造成没必要要的纠纷。
(四)对验收中存在的具体问题,由供给科依照验收人员的意见向供货厂商提出退换、索赔等解决办法,任何人不得以“私了”的方式。
(五)验收人员应各负其责,提出各自的观点和意见,得出科学的结论,并如实填写由供给科出具的物资验收记录单,并签字确认。
对验收完不履行签字手续者,按拒绝参加验收条款承担责任。
六、不合格物资的处置方式
(一)不合格物资处置方式:
经验收后不合格的物资,无论由于谁的过错,采购员都应踊跃的与供货厂商联系,解决问题,办理索赔,退货等,尽力知足生产需要,减少损失。
第四条检查与评价
一、物资到货后,仓库保管员未按时在到货记录本上填写所列项目的。
二、物资未在规定的时刻内验收完毕的。
三、物资到货后应参与配合验收或查验部门,接到通知后未及时参加验收或配合查验,贻误了工作进度的。
四、物资验收后验收人员应及时在验收单(入库单)上签字,验收不合格须注明不合格原因,验收人员验收后不签字或不注明原因者或因验收人员技术水平或责任心问题,把合格品验收为不合格品或把不合格品验收为合格品的。
五、对于一些需要做物理实验和化学成份实验的物资,供给科未及时通知相关部门的。
六、物资在库内装卸进程中,由于搬运、起吊人员技术、责任问题造成损坏者的。
对有以上情节之一的,按照造成后果轻重对责任单位及责任人由矿考核部门作出相应惩罚。
山西保利合盛煤业有限公司水峪矿
2012年7月1日
物资验收管理制度记录单
附录
1《水峪矿物资验收记录单》
水峪矿物资验收记录单
所属单位
2012年月日
供货单位
采购方式
市场采购
到货日期
验收日期
验收记录人
合同号
验收内容
物资名称
规格型号
单位
数量
生产厂家
质量
备注
验收意见
使用部门(单位)
技术鉴定
供应科
保管
供货单位
水峪矿设备开箱验收记录单
设备名称
合同编号
图纸编号
供货厂商
到货时间
运单号
合格证
□有份□无
检验报告
□有 份□无
图纸
□有 份□无
说明书
□有 份□无
有无锈蚀
□有 □无
有无变形
□有 □无
有无损坏
□有 □无
有无脱漆
□有 □无
受检设备
见设备验收记录单副表 (□ 有、□ 无)
存在问题
序号
装箱单号
设备名称
型号规格
单位
清单数量
实到数量
存在问题处理跟踪记录
补交数量
日期
备注:
上表末列部分,设备外观完好,数量与清单相符。
存在问题
描述
处理意见
处理结果
主管领导:
供应科:
使用部门(单位):
技术鉴定部门:
供货商:
机组编号:
验收日期:
2012 年 月 日 验收单编号:
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