XX银行单位客户对账管理办法.docx
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XX银行单位客户对账管理办法.docx
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XX银行单位客户对账管理办法
XX银行单位客户
对账管理办法
第一章总则
第二章职责分工
第三章对账范围和频率
第四章对账方式
第五章对账流程
第六章风险控制
第七章监督考核
第八章附则
第一章总则
第一条为加强单位客户对账管理,保障客户账户资金安全,根据《人民币银行结算账户管理办法》、《商业银行操作风险管理指引》、《企业内部控制基本规范》等相关制度要求,制定本办法。
第二条本办法所称“对账”是指我行与单位客户之间核对本外币存、贷款账户余额等信息的过程。
第三条对账应遵循的原则:
(一)合规性原则。
严格遵守人民银行、银监会等监管机构颁布的账户管理和支付结算相关制度。
(二)内部牵制原则。
对账实行后台集中处理模式,对账与账务处理分离。
(三)差异化原则。
区分不同账户资金风险等级和客户需求,按照不同对账频率和方式组织对账。
(四)成本效益原则。
在确保发挥资金风险防范作用基础上,提高操作效率,降低作业成本。
第四条本办法适用于XX银行境内各级机构。
第二章职责分工
第五条渠道管理部门是对账工作的牵头管理部门,负责组织开展各渠道的对账工作,制定对账制度,组织开发和优化对账系统,定期通报和考核对账结果,开展对账操作监督检查。
第六条一级或二级分行对账集中处理中心(以下简称“对账中心”)负责对账系统操作和运维管理,负责纸质账单外包管理。
包括纸质账单制作打印、发出和回收,纸质回单审核、扫描、补录、验印和登记,及时将账单发出回收、对账预警等信息反馈对账牵头管理部门。
第七条网络金融部门负责网银及短信对账的售后服务支持,并协助做好逾期未回执账单回收。
第八条单位客户管理部门负责做好或协助营业网点做好单位客户信息收集或变更工作,协助做好逾期未回执账单回收。
第九条营业网点负责客户对账签约、信息采集维护和系统信息录入维护,为客户提供即时账单和副本账页打印服务,协助做好逾期未回执账单回收、账务不符核实等工作。
第三章对账范围和频率
第一十条对账范围包括结算账户、非结算账户、贷款账户。
其中,结算和非结算账户又细分为重点账户、小额账户和一般账户。
(一)重点账户是指满足下列条件之一的结算账户:
1.季初余额在等值人民币80万元(含)以上;
2.季度内发生单笔等值人民币80万元(含)以上收付;
3.季日均余额在等值人民币80万元(含)以上;
4.我行提供上门服务的客户的账户;
5.一级分行认定的重点账户。
(二)小额账户是指季日均余额和季度内单笔收付额均不超过等值人民币1万元(含)的结算账户。
(三)一般账户是指重点、小额账户以外的其余结算账户和全部非结算账户。
第一十一条按照发起方不同,对账分为我行主动对账和客户发起对账。
(一)我行主动对账的,按账单生成日期不同分为定期对账、不定期对账。
1.定期对账在月、季、半年和年末的确定日期生成账单;
2.不定期对账在非确定日期生成账单。
(二)客户发起对账的,由我行根据客户需求提供即时账单或副本账页。
若无特殊说明,下文中“对账”均指我行主动对账。
第一十二条下列账户可不进行对账:
(一)长期不动户;
(二)临时验资户;
(三)已开立但一直无资金到账的新开账户;
(四)委贷基金账户;
(五)黄金交易活期保证金账户;
(六)外币待核查账户;
(七)财政零余额账户;
(八)上一账期已回签相符且本账期内未发生外部款项收付的账户,“只收不付、封存、冻结”状态且本账期内未发生外部款项收付账户。
本条所指“外部款项收付”不包括我行系统自动发起的结息、扣费。
(九)保函、贴现、转贴现类贷款账户;五级分类中次级、可疑、损失类的贷款账户;已核销但保留追索权的贷款账户;因借款人破产等原因确实无法与客户取得联系的贷款账户。
(十)一级分行渠道管理部门会同客户管理部门批准同意不对账的账户。
第一十三条定期对账频率可根据客户需要按月、季、半年或年设置,也可按照我行默认频率设置。
客户设置频率与我行默认频率不一致的,按孰高原则执行。
第一十四条各行每年应至少组织一次不定期对账,不定期对账抽样比例不低于应对账账户总数(不包括小额账户和贷款账户)的20%。
已办理不定期对账的账户,当期可不再进行定期对账。
第四章对账方式
第一十五条对账方式根据账务信息载体的不同可分为纸质对账和电子对账。
第一十六条纸质对账通过纸质账单载体向客户发送账务信息,纸质账单可采用委托投递、上门送达或客户自取方式发送。
(一)委托投递的,由我行外包邮局等具备相关资质的供应商(以下简称“外包供应商”)将账单交送客户;
(二)上门送达的,由我行人员主动上门将账单交送客户,具体人员资质、办理流程等要求按我行上门服务相关制度执行;
(三)客户自取的,由客户自行到我行营业网点领取账单。
第一十七条采用纸质对账方式,应与客户约定对账回单签章使用预留印鉴、单位公章、财务专用章或三者任一。
第一十八条纸质回单可由客户直接寄回对账中心或由外包供应商、上门对账人员或营业网点收回并送交对账中心。
第一十九条电子对账通过电子数据载体向客户发送账务信息,根据对账数据发送渠道不同分为网银对账、自助设备对账、短信对账等方式。
客户可通过企业网上银行、自助设备或手机短信查看电子账单并通过相关电子渠道反馈对账结果。
第二十条客户可选择签约网银对账或自助设备对账方式;短信对账方式无需客户签约,自动适用于符合条件的小额账户。
第二十一条采用电子对账方式的,我行不再主动发送纸质账单,客户可登陆网上银行、自助设备自行打印电子账单或到营业网点打印即时账单。
第五章对账流程
第二十二条客户应与我行签署《XX银行单位客户对账服务协议》(以下简称“对账协议”,详见附件)约定对账方式、对账频率、回单签章类型、邮寄地址(含邮编)、联系人等信息,并明确双方的权利和义务。
在《开立单位银行结算账户申请书》或电子渠道服务协议中与客户约定对账信息的,无须另行签订对账协议。
客户变更对账信息应重新签署对账协议,或出具加盖客户签章的变更申请。
第二十三条约定纸质对账且账单发送方式选择“委托投递”方式之外的,若选择“上门送达”,应另行签订《上门服务协议》;
若选择“客户自取”,要逐户报二级(或以上)分行渠道管理部门批准,要在协议中明确客户取单人姓名、身份证号等信息并留存取单人身份证复印件,实际对账时应由对账中心或外包供应商打印账单并交营业网点,客户到营业网点领取账单时要核对客户取单人身份。
第二十四条客户未明确对账频率、对账方式、回单签章类型、邮寄地址(含邮编)、联系人等信息时,按我行默认规则执行。
(一)对账频率区分账户类别及资金风险等级默认为:
1.重点账户按季,其中上门服务的客户的账户按月;
2.一般账户按半年;
3.小额账户、贷款账户按年。
(二)对账方式默认为纸质账单委托投递。
(三)回单签章类型默认为使用预留印鉴、单位公章、财务专用章三者任一。
(四)邮寄地址(含邮编)默认为单位登记注册地址。
(五)联系人默认为单位财务负责人或联系人。
第二十五条营业网点应凭对账协议或变更申请在对账系统中准确录入或更新对账设置信息,客户管理部门应积极协助营业网点维护客户对账设置信息。
营业网点留存的纸质对账协议或变更申请,与账户开户资料一同保管,开户资料实现电子影像管理的,按相关要求执行。
第二十六条对账系统负责统一生成账单数据。
电子账单数据生成后由系统自动发送相关电子渠道,纸质账单数据由对账中心指定专人从系统下载。
为确保纸质账单数据准确性,对账中心应抽样比对下载数据与核心系统数据一致性,每次抽样不少于5户,比对内容至少包括日期、账号、户名、余额等信息,应将比对结果进行登记备查。
第二十七条对账中心或外包供应商根据纸质账单数据打印或制作纸质账单,纸质账单应加盖业务用公章或套红印制银企对账专用章。
原则上纸质账单应在生成日后5个工作日内打印发出。
第二十八条客户收到纸质或电子账单并核对账务信息后,可通过纸质回单或电子渠道反馈相符、不符及不符明细等对账回执信息。
通过纸质回单反馈的,外包供应商、营业网点或上门对账人员应及时将回单送回对账中心,原则上对账中心应在5个工作日内完成回单审核、扫描、补录、验印和登记工作。
通过电子渠道反馈的,电子渠道将对账回执信息和网络IP地址、自助设备编号或手机号等渠道识别信息提交对账系统。
第二十九条对账协议保存期限比照开户资料;对账回单保存期限为5年,纸质回单实物按营业网点和账期续时整理保存,纸质回单影像和电子回单数据由对账系统存储;其他对账资料按会计档案管理相关制度要求执行。
第六章风险控制
第三十条对账实行后台集中处理,账单生成、打印、发送、回收、扫描、补录、验印和登记等操作由对账中心或外包供应商集中办理。
账单打印、发送和回收等委托外包供应商办理的,应按照相关制度要求签署外包服务协议,明确责任要求,应在协议中明确纸质账单数据传递、打印和发出等环节中要采用数据加密、录像监控或交接登记等措施确保信息安全。
第三十一条因邮寄账单丢失、退信、污损、回单验印不符、电子账单转纸质等情况需补打及重发账单的,原则上由对账中心进行批量补打,营业网点和客户管理部门应配合做好客户补打申请受理、账单邮寄地址更新等工作。
第三十二条营业网点应在监控录像范围内设置“账单回收专用箱”,收集对账回单。
营运主管同一名指定柜面人员定期整理回单并及时交送对账中心,具备条件的也可由外包供应商负责整理及交送工作。
第三十三条对账中心应指派专人负责对账系统中“未生成账单、逾期未回执账单、客户自取账单、验印不符账单、争议账务账单”等预警信息的监控和跟踪,要及时会同营业网点和有关部门核实处理。
第三十四条对于客户反馈的对账不符信息,由对账中心或营业网点联系客户查清核实,对账中心要对营业网点核实结果进行审核。
属于未达账项或错账的应按有关记账或调账流程处理。
第三十五条对于对账中发现的可疑账户,对账中心应及时将账户报稽核部门在监测系统中进行实时监控或向反洗钱部门报送可疑账户信息,必要时还应采取电话回访、后台上门对账等方式进行深入核实。
第三十六条对于未收回重点账户,一级分行要建立备案机制,对账户信息、未回收原因、风险敞口及排查情况、后续控制措施等进行登记或跟踪。
第三十七条各行应将对账操作合规性列入后台和营业网点操作风险检查重要内容。
第七章监督考核
第三十八条各行应在定期对账回收期结束后10个工作日内向总行报告当期对账工作开展情况,总行定期对各行对账工作开展情况进行通报和考核。
回收期是指账单数据生成日至账单回执信息在对账系统中登记的期限。
一、三季度回收期为2个月,半年、年度回收期为3个月。
第三十九条重点账户回收率应达到100%,一般账户回收率应达到95%,小额账户和贷款账户由客户意愿决定是否反馈回执,不纳入回收率考核。
回收率考核应突出高风险等级账户回收率分值占比,原则上一般账户回收率考核分值权重不超过30%。
回收率是指回收期结束后收回账单的各类账户的数量占发出(包括应发但因邮递地址维护错误等原因导致实际未发的)账单的各类账户数量的百分比。
第四十条对于通过对账及时发现重大风险隐患、堵截案件、挽回或减少本行损失的相关机构和人员,应给予适当奖励。
第四十一条对于违反对账制度和操作规定,弄虚作假的有关责任人员,应严格按照《XX银行工作人员违规失职行为处理办法》和《XX银行工作人员轻微违规行为积分管理办法》等相关办法进行处罚。
第八章附则
第四十二条本办法由总行负责解释和修订。
第四十三条本办法自发文之日起执行,原《XX银行单位客户对账管理办法》(建总发〔2010〕241号)同时废止。
附件:
1.XX银行单位客户对账服务协议(范本)
2.XX银行对账单(范本)
3.《XX银行单位客户对账管理办法》修订说明
附件1:
XX银行单位客户对账服务协议(范本)
甲方:
乙方:
XX银行分行支行/网点
为加强账户管理,维护银行及客户利益,甲乙双方本着平等、自愿、互利的原则,依据《人民币银行结算账户管理办法》和相关法律、法规就核对银行账务有关事宜,达成如下协议,并承诺遵守本协议中的各项条款。
一、下列用语在本协议中的含义
(一)对账方式:
根据对账信息载体不同,分为纸质对账、电子对账,电子对账又分为网银对账、自助设备对账等方式。
(二)对账回单:
甲方确认及反馈对账结果的载体,分为纸质回单、电子回单。
(三)副本账页:
记载账务明细交易、用于逐笔勾对账务的载体。
(四)对账截止期:
乙方与甲方约定的对账日期,定期对账截止期包括月、季、半年和年的期末日;不定期对账截止期是指乙方根据随机对账要求确定的截止日期。
二、对账账号及对账约定
(一)甲乙双方同意按下表相关约定办理对账事宜:
对账账号:
1.[必填]2.[]3.[]
4.[]5.[]
联系人:
1.姓名:
必填手机/座机:
必填/邮箱:
2.姓名:
手机/座机:
/邮箱:
邮寄地址:
纸质账单必填邮编:
对账频率:
□按银行频率□按年□按半年□按季□按月
对账方式:
□纸质对账(□委托投递□上门送达□客户自取)□网银对账□自助设备对账
对账回单签章:
□预留印鉴/单位公章/财务专用章三者任一□预留印鉴□单位公章□财务专用章
取单信息:
投递方式为“客户自取”填写
取单人姓名:
身份证件类型:
号码:
说明:
1.银行频率是指乙方区分账户类别及资金风险等级进行差异化设置,具体为:
(1)重点账户按季。
重点账户是指满足下列条件之一的结算类账户:
a季初余额在等值人民币80万元(含)以上;
b季度内发生单笔等值人民币80万元(含)以上收付;
c季日均余额在等值人民币80万元(含)以上;
d银行提供上门服务的客户的账户;
e银行认定的重点账户。
(2)小额账户、贷款账户按年。
其中小额账户是指季日均余额和季度内单笔收付额均不超过等值人民币1万元(含)的结算类账户。
(3)一般账户按半年。
一般账户是指重点、小额账户以外的其余结算类账户和全部非结算类账户。
2.对账回单签章是指“对账账号”中第1个账号使用的回单签章类型,所填列的其它账号所使用的签章默认同第1个账
号。
(二)甲方应保证地址、邮编、联系人姓名、手机等信息的真实完整有效,若信息发生变更甲方应及时告知乙方并办理相关变更手续,否则由此发生的风险和责任由甲方自行承担。
(三)选择纸质对账情况下,账单使用委托投递方式的,邮局或速递公司由乙方根据需要自行确定,因邮局或速递公司原因造成的账单未正常送达,乙方不承担责任;若乙方上门送达的,甲乙双方需另外签订《上门服务协议》约定相关事宜;若甲方到乙方营业网点自取的,甲方应明确取单人姓名、身份证号等信息,甲方应在对账截止期后10个工作日内领取,如甲方未在约定期限内领取及反馈的,乙方有权从下一账期起将账单送达方式改为委托投递或上门送达。
(四)选择电子对账情况下,甲方应使用电子证书、密码或卡介质等身份识别工具登陆乙方电子渠道获取和反馈对账信息,因甲方自身系统安全问题、系统或通讯故障等非乙方原因造成的对账信息问题(包括但不限于延迟、错误、泄露),乙方不承担责任。
甲方须对相关身份识别工具妥善管理,如发生电子证书、密码、卡介质的遗失、被盗、遗忘或怀疑已被他人知悉等情况,应立即通知乙方并进行相应的处理,否则由此造成的损失由甲方自行承担。
电子对账情况下,乙方不再主动向甲方发送纸质账单,甲方可通过登陆乙方电子渠道打印电子账单或到营业网点打印即时账单。
(五)若甲方账户属于监管部门和乙方相关制度规定的高风险账户、重点账户或小额账户等类型的,乙方有权按监管部门或乙方相关制度规定的频率和方式办理对账,甲方应予以配合。
(六)乙方有权在定期对账基础上办理不定期对账,已办理不定期对账的账户当期不再办理定期对账。
(七)甲方可根据需要自行到乙方开户网点打印纸质副本账页。
三、账务核对和反馈
(一)甲方应及时查收乙方发出的纸质账单或电子账单,尽快核对账单上记载的账务并在对账截止期后15个工作日内反馈。
甲方反馈对账回单时应勾选“相符”或“不符”选项,甲方若勾选“不符”还应向乙方反馈不符款项信息;若“相符”和“不符”均未勾选,不符款项栏目也未填写的,乙方将视为核对相符,甲方承担由此带来的一切责任。
(二)甲方未按时领取、查看对账单或逾期未反馈对账回单的,视同核对相符,甲方自行承担全部责任。
(三)对账期间,甲方发现错账应及时通知乙方核实并作相应调整;存在未达账项的,由甲方主动向乙方查询。
(四)对账单仅用于甲乙双方核对账务,甲方不得用于此外的任何用途。
四、违约责任
任何一方违反本协议约定均被视为违约,违约方应赔偿对方遭受的直接损失。
对方当事人除要求违约方赔偿损失外,有权要求违约方继续履行该协议下的有关约定。
五、不可抗力
由于不可抗力的原因,导致任何一方不能完全履行本协议下有关义务时,甲乙双方互不承担违约责任。
但遇有不可抗力的一方应于不可抗力发生后15日内将情况告知对方,并提供有关部门的证明。
在不可抗力影响消除的合理时间内,一方或双方应当继续履行协议。
六、协议的变更
本协议未尽事宜,甲乙双方协商一致后,可签署补充协议对本协议进行更改。
七、争议解决
因本协议产生的争议,双方可通过友好协商解决。
若未能协商解决的,任何一方可将争议提交仲裁委员会(仲裁地点:
)依据其仲裁规则仲裁,该仲裁是终局的,对双方均有约束力。
仲裁期间,本协议不受争议的条款仍然有效。
八、协议的生效和终止
本协议经甲乙双方负责人或授权代理人签字并加盖公章后生效,满足下列条件之一,本协议终止:
(一)甲乙双方协商同意解除协议;
(二)甲方在乙方开立的本协议项下所有账户按相关规定全部正常销户。
九、其他事项
本协议一式二份,甲乙双方各持一份,具有同等法律效力。
甲方负责人或授权代理人:
乙方负责人或授权代理人:
(单位公章)(银行签章)
年月日年月日
附件2:
XX银行对账单(范本)
附件3:
《XX银行单位客户对账管理办法》
修订说明
一、修订背景
为减轻前台对账工作压力,提高对账质量,针对目前分行普遍反映的问题,总行对《XX银行单位客户对账管理办法》(建总发〔2010〕241号)进行了修订。
新修订《办法》,把防范账户资金挪用风险作为根本出发点和落脚点,深化对账后台集中,进一步实现对账与营业网点账务处理的分离;合理调整主动对账范围,根据账户风险等级实行回收率差异化考核,引导对账从片面追求回收数量向全面提高回收质量转变;结合“新一代”二期上线,新增短信对账方式,明确短信对账适用范围。
二、主要修订内容
(一)调整对账回收期
修订前:
原制度规定“一、二、三季度回收期40天,年底全面对账回收期60天”。
修订后:
结合我行实际情况,参照工行等同业做法(工行各对账回收期为90天),将回收期调整为“一、三季度回收期为2个月,半年、年度回收期为3个月”。
(二)细化对账账户分类考核
修订前:
原制度中回收考核只区分重点账户(100%)、非重点账户(95%)进行回收考核,小额账户按照非重点(95%)的标准进行回收考核。
修订后:
为合理引导对账资源分配,突出重点账户风险把控,将回收考核政策进一步细化为“第三十三条重点账户回收率要求达到100%,一般账户回收率要求达到95%,小额账户和贷款账户由客户意愿决定是否反馈回执,不纳入回收率考核。
”同时,为从考核政策上引导对账从片面追求回收数量向全面提高回收质量转变,要求分行把对账真实性、对账后续处理、对账结果运用等作为对账工作的重点考核内容。
(三)明确小额账户账单发送方式
修订前:
原制度中未对小额账户账单发送方式进行单独明确。
修订后:
考虑到小额账户资金风险小、数量多、回收成本高等特点,为降低小额账户对账资源占用,引导对账资源向重点账户倾斜,同时参考了同业做法(如:
工行规定小额账户不对账),明确小额账户账单通过手机短信形式发送。
(四)完善纸质回单签章设置
修订前:
原制度中规定使用纸质方式对账的,客户必须约定“预留印鉴、单位公章、财务专用章”3种签章中的具体1种作为回单签章。
修订后:
实际工作中由于客户签章与约定不符产生了大量因验印不通过而重发的账单(其中绝大部分是由于签章种类与约定不符)。
参考工行等同业做法,为方便客户签章、降低账单验印不符重发量,将纸质回单签章相关规定调整为“纸质对账方式下,应与客户约定使用预留印鉴、单位公章、财务专用章或三者任一作为回单签章,未约定的默认使用三者任一。
”
(五)建立未回收重点账户一级分行备案机制
为强化重点账户资金风险防控效果,加强未回收重点账户资金风险的后续排查,新增“对于未收回重点账户,一级分行要建立备案机制,对账户信息、未回收原因、风险敞口及排查情况、后续控制措施等进行登记或跟踪”的规定。
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