蓝海办公管理制度流程规定汇编.docx
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蓝海办公管理制度流程规定汇编
济南蓝海办公管理制度汇编
一、组织架构:
二、人员构成:
职位
编制
备注
办公室主任
1名
办公室文员
1名
前台文员
1名
贺驶员
1名
保洁员
1名
三、岗位说明书:
办公室主任岗位说明书
一、工作内容
岗位职责(逐项说明工作任务、责任、目标等)
工作内容
1、主持地产事业部与广告媒体事业部办公室日常工作,督促所管辖人员履行其岗位职责,检查其工作效率及质量;
2、负责高管例会的会务工作以及机构重大活动的组织安排和协调工作;
3、负责督查对执行机构决定事项及工作计划完成情况;
4、负责办公环境的建设和管理工作;
5、负责办公室内部制度建设;
6、上级领导交办的其它工作。
二、任职条件
学历
本科,文秘、工商管理相关
工作经验
5年以上行政办公工作经验,3年以上相似职位管理工作经验
具备知识
行政管理、文秘、公共关系、计算机等综合知识
素质要求
亲和力好、理解力强、认真负责、善沟通、文笔佳,具有团队合作精神
年龄要求
30-55岁
办公室文员岗位说明书
一、工作内容
岗位职责(逐项说明工作任务、责任、目标等)
工作内容
1、执行地产事业部与广告媒体事业部办公室日常工作;
2、执行办公环境的建设和管理工作;
3、接待来访人员;
4、采购保管登记和按规定发放机构办公用品、建立办公用品领用登记制度;
5、文件管理归档;
6、一般性财务报销工作;
7、公务用车管理;
8、卫生工作;
9、上级领导交办的其它工作。
二、任职条件
学历
大学专科,文秘、行政相关专业
工作经验
1年以上文员工作经验
具备知识
具有行政文秘、档案管理专业知识
素质要求
忠于职守、细心、责任心强
年龄要求
23-40岁
前台文员岗位说明书
一、工作内容
岗位职责(逐项说明工作任务、责任、目标等)
工作内容
1、接听、转接电话;来访客人通报及接待;
2、负责机构公文、信件、邮件、报刊杂志的分送;
3、统计每月考勤并交财务做帐,留底;
4、协助执行采购办公用品、员工生日蛋糕、水票、快递等并统计金额进行相关报销工作;
5、协助执行打印机、复印机的加碳粉、维修联络工作;
6、信息的上传下达;
7、工作资料的保存、分类、归档、保管;
8、卫生工作;
9、上级领导交办的其它工作。
二、任职条件
学历
高中以上学历,文秘、行政相关专业
工作经验
1年以上文员工作经验
具备知识
电脑打字、排版、文秘知识
素质要求
忠于职守、细心、责任心强
年龄要求
20-28岁
驾驶员岗位说明书
一、工作内容
岗位职责(逐项说明工作任务、责任、目标等)
工作内容
1、遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则,不嗜酒,安全驾车;
2、认真执行《公务车管理办法》,遵照其中要求,开展日常工作;
3、服从部门领导对工作的安排,配合务业务部门完成公出、出差任务;
4、爱惜车辆,平时要注意车辆的保养,经常检查车辆的主要机件;
5、保持车辆的清洁(包括车内和车外的清洁),禁止在车内吸烟;
6、发现所驾车辆有故障时要立即检修;
7、在报销过桥、过路、停车费等费用时,应在票据后背书,注明事由及时间并经用车人签字确认;
8、对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查;
9、按派车单要求准点发车,准确到达,执行外出接待任务时,使用礼貌用语,着重客户。
10、上级领导交办的其它工作。
二、任职条件
学历
中专以上学历
工作经验
持驾驶证,有5年以上驾龄,无交通事故记录
具备知识
驾驶知识、有关交通安全管理的规章规则
素质要求
不嗜酒,稳重踏实,责任心强
年龄要求
28-50岁
保洁员岗位说明书
一、工作内容
岗位职责(逐项说明工作任务、责任、目标等)
工作内容
1、遵守机构的规章制度;
2、每日清洁办公大厅、各办公室与会议室、走道;
3、定期清洁玻璃;
4、每日不少于一次收集、清运各部生活垃圾和公共场所垃圾;
5、领导临时交办的其它工作要即时完成。
二、任职条件
学历
初中以上学历
工作经验
2年以相似岗位工作经验
具备知识
公共区域清洁知识
素质要求
耐心细致,适应体力劳动,有责任心。
年龄要求
30-55岁
四、制度、工作流程及相关表单:
济南蓝海办公制度汇编
第一章规范化简称9
第二章公文处理办法12
第一节总则12
第二节公文种类12
第三节公文格式13
第四节收文办理13
第五节发文办理14
第六节公文管理14
第七节附则15
第三章会议管理制度15
第一节总则15
第二节适用范围15
第三节会议分类16
第四节会议的提出16
第五节会议组织与管理16
第六节会场过程服务17
第七节会后跟踪17
第八节附则18
第四章保密工作制度18
第五章印章管理规定19
第一节总则19
第二节印章的领取和保管19
第三节印章的使用20
第四节责任20
第六章档案管理办法21
第一节总则21
第二节机构的档案范围及管理体制:
21
第三节立卷归档制度21
第四节档案管理工作22
第五节档案利用工作22
第七章对外接待管理办法24
第一节总则24
第二节对外接待范围24
第三节对外接待部门24
第四节对外接待原则24
第五节接待规格的确定25
第六节接待礼仪25
第七节引见25
第八节行路26
第九节其他26
第十节接待内容和程序26
第八章合格供方的选择与采购27
第一节合格供方的选择条件27
第二节对合格供方的确定27
第三节对合格供方的再评价27
第九章公务用车管理办法28
第一节车辆使用范围及管理28
第二节车辆的使用原则28
第四节司机管理规定29
第五节违规与事故处理30
第六节车辆维修须知31
第十章办公财产管理办法32
第一节总则32
第二节办公用品的分类32
第三节办公用品的管理责任部门32
第四节办公用品的申请32
第五节办公用品的审批32
第六节办公用品的采购33
第七节办公用品的入库管理33
第八节办公用品的保管33
第九节办公用品的领用34
第十节办公用品的报废34
第十一节辞职清退情况处理35
第十一章合同管理制度36
第一节总则36
第二节合同的订立36
第三节合同的履行37
第四节合同的变更和解除37
第五节其他38
第六节附则38
第十二章办公礼仪管理规定39
第十三章公司网站论坛管理40
第一节总则40
第二节管理与使用40
第三节奖励与处罚41
第一章规范化简称
第一条凡机构的控股企业、参股企业、关联企业、承包经营企业及委托机构管理的企业,统称机构属下企业(或称属下各企业)。
第二条凡隶属机构,接受机构直接管理的企业统称机构直辖企业;凡机构直辖企业的属下子机构、分机构统称为机构二级企业或二级机构。
第三条以下企业简称如下:
1、总部机构
企业全称
简称
缩写
(用作发文机关代字号)
简拼
(用于档案管理)
(对外)
(对内)
蓝海机构
蓝海机构
机构或总部
蓝海机构
WL
福建蓝海房产投资顾问有限机构
福建蓝海房产
蓝海房产
蓝海房产
WLFC
福州精实房产投资顾问有限机构
总部
福州精实
精实
精实
JS
销售一部
福州精实
销售一
精实
JS
销售二部
福州精实
销售二
精实
JS
销售三部
福州精实
销售三
精实
JS
销售四部
福州精实
销售四
精实
JS
福州蓝海国际房产投资顾问有限机构
福州蓝海国际
蓝海国际
蓝海国际
WLGJ
福州蓝海天成商业地产投资顾问有限机构
蓝海天成
商业地产部
蓝海天成
WLTC
福州蓝海视野房产顾问有限机构
蓝海视野
视野
蓝海视野
WLSY
福州蓝道智业文化传播有限机构
蓝道智业
企划部或策划部
蓝道智业
LDZY
福州蓝途广告有限机构
福州蓝途
活动部
蓝途广告
LTGG
2、济南蓝海
企业全称
简称
缩写
(用作发文机关代字号)
简拼
(用于档案管理)
济南蓝海房地产营销策划有限公司
济南蓝海
济南蓝海
JNWL
济南蓝蓝广告有限公司
济南蓝海
济南蓝海
JNWL
第四条适用范围:
(一)以上简称、缩写适用于机构各部、机构属下各企业之间的相互行文、称谓等内部使用;各企业对外行文时一律应按规范的称谓具以全称。
(二)凡在落款签章时须标明企业名称的应用全称。
(三)今后如有新的企业成立,机构将重新规范其各类简称、缩写。
(四)机构直辖企业可根据本企业实际制定除上述规定以外的二级机构(企业直辖企业)的规范化简称、缩写,针对各职能部门、专用术语等确定其规范化简称,但须报备机构。
第二章公文处理办法
第一节总则
第一条为使机构公文处理规范化、制度化、科学化特制订本制度。
第二条机构公文处理是指公文的制办、管理、归档等相互关联、衔接有序的工作,包括发文处理和收文处理两部分内容。
第三条机构公文主要包括决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
第四条机构正式公文的格式参照《国家行机关公文格式》规定执行。
第五条公文处理必须符合国家法律、法规,执行保密规定和其它相关要求。
第二节公文种类
第六条机构行文分类:
(一)代字为“蓝海”的公文:
主要为机构向政府或行业主管部门请示有关事项等的对外发文,文种有请示、报告、议案等。
(二)代字为“蓝海机构”的公文:
主要为机构向各部室、属下各企业除人事以外的发文,文种有通知、通报、意见、批复等。
(三)代字为“蓝海人”的公文:
专用于机构有关人事任免、奖惩、机构设置等的发文,文种有通知、决定、通报等。
(四)代字为“蓝海办”的公文:
主要为经机构同意,以总裁办公室名义的内部发文,用于布置工作、转发行业部门公文等,文种有通报、批复、通知、意见、内部情况通报等。
(五)代字为“蓝海函”的公文:
主要为机构向机构不相隶属单位间商洽工作等的外联公文,文种有函、情况说明等。
第七条济南蓝海行文分类:
(一)代字为“蓝海(济)”的公文:
主要为济南公司向政府或行业主管部门请示有关事项等的对外发文,文种有请示、报告、议案等。
(二)代字为“蓝海机构(济)”的公文:
主要为济南公司向各部门、除人事以外的发文,文种有通知、通报、意见、批复等。
(三)代字为“蓝海人(济)”的公文:
专用于济南公司有关人事任免、奖惩、机构设置等的发文,文种有通知、决定、通报等。
(四)代字为“蓝海办(济)”的公文:
主要为经机构同意,以济南公司办公室名义的内部发文,用于布置工作、转发行业部门公文等,文种有通报、批复、通知、意见、内部情况通报等。
(五)代字为“蓝海函(济)”的公文:
主要为济南公司向公司不相隶属单位间商洽工作等的外联公文,文种有函、情况说明等。
第三节公文格式
第八条机构正式公文一般由发文单位、发文字号、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
第九条机构对外公文格式请参照《对外行文模板》。
第九条机构对内公文格式请参照《对内行文模板》《工作申请单》。
第十条发文机关应当写全称或者规范化简称。
第十一条公文签发人应是公文制发单位的法定代表人;机构内部签呈由制发部门主要负责人或主持工作的负责人签发。
第十二条行文中采用简称,一般应先用全称,并注明简称。
机构有规定的规范化简称可在其团内部直接使用。
第四节收文办理
第十三条收文办理程序:
签收→登记编号→签转→领导签阅→承办→催办→查办→归档。
第十四条收文办理要求
(一)收文处理杜绝人走文停的现象发生。
相关负责人临时外出公务的,如遇紧急事项,由在办部门指定专人电话请示签注会签意见,事后补办手续,以防止处理程序脱节。
(二)因特殊情况需交机构高管办公例会讨论的,应事先告之,待议后再予以回复。
(三)收文处理时限要求
1.部门拟办意见,在2至4个工作日内反馈。
2.领导会签意见,在2至6个工作日内反馈。
3.领导审批意见,在2至8个工作日内反馈。
4.办公室接件后确认为不予受理的公文,在一个工作日内反馈来文单位。
5.已受理的公文从签收之日起3个工作日内办结并回复来文单位;对确因特殊情况不能及时回复的,由办公室行政文员每日用电话将批复处理的进展情况告知来文单位。
6.特别紧急的公文应组织临时会议审议,在当日办结。
(四)收文处理催办考核
1.办公室行政文员,负责公文处理各环节的时限考核与登记工作,内容包括请示公文的发文时间、收文时间,各处理环节的受文时间和反馈时间、办文延误说明,回复来文单位时间。
2.按月对公文处理情况进行统计汇总。
第五节发文办理
第十五条发文办理程序:
拟稿→主办部门负责人核稿→办公室负责人审核、签转→相关单位会签→领导签发→编文号→缮制→盖章→分发→归档。
第十六条发文办理要求
(一)机构发文由总裁签发或由总裁授权人签发,济南公司发文由总经理签发,报机构备案。
(二)审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。
(三)草拟和签批公文,用笔用墨必须符合存档要求,不得在文稿装订线外书写。
(四)公文在送领导签发之前,由办公室审核,内容要符合党和国家的方针、政策、法律法规以及上级机关的有关规定,完整、精炼、准确地体现发文意图,公文格式要符合规范要求。
(五)对下发的重要公文,主办部门应当及时了解和反馈执行情况。
第六节公文管理
第十七条秘密公文不得翻印、转发,传递秘密公文时,必须采取保密措施,确保安全。
第十八条公文办完后,应及时将公文的定稿、正本及有关材料整理立卷。
第十九条公文归档应当根据其相互联系、特征和保存价值,分类整理立卷,要保证档案齐全、完整,能正确反映本机构的重要工作情况。
第二十条立卷的公文由办公室统一保管,个人不得保存存档的公文。
第二十一条没有存档价值和存查必要的公文,经办公室鉴别和分管领导批准,可以定期销毁。
销毁秘密公文要进行登记,要有专人监督,保证不丢失,不漏销。
第七节附则
第二十二条本制度自颁发之日起实施。
第二十三条本制度解释权归办公室。
相关表单:
表格名称
编号
备注
对外行文模板
WLXZ-J001
对内行文模板
WLXZ-J002
工作联系函
WLXZ-J003
工作任务单
WLXZ-J004
工作申请表
WLXZ-J005
文件会签记录
WLXZ-J006
第三章会议管理制度
第一节总则
第一条为实现对机构各类会议进行有序的组织与管理,确保会议召开的质量和效率,特制订本制度。
第二节适用范围
第二条本制度适用于机构各部门召开的各项会议的组织与管理。
第三节会议分类
第三条会议依周期分为两类。
(一)定期会议,也称例会,指机构各级部门按规定定期召开的会议(如每周一机构高管例会,每周六全体例会)。
(二)不定期会议,召开时间没有特别规定,根据实际需要可随时召开的会议。
第四节会议的提出
第四条各项定期会议应根据机构组织和总体经营发展的需要提出,各部门按照事先约定的会议时间、与会人员、会议报告内容进行参会准备,如有特殊情况,办公室将另行通知说明。
第五条不定期会议的召开由会议组织部门根据工作需要和会议内容事先向办公室报备,会议的组织和管理工作按本制度执行。
第五节会议组织与管理
第六条会前准备
(一)定期会议(如每周一机构高管例会),已确定会议时间、地点、与会人员的办公室不再通知。
(二)不定期会议召开时如需配备饮用水、水果等的,由会议组织部门根据会议重要程度提供采购安排及预算,并提前向办公室报备,由办公室统一采购、清洁、摆放。
(三)如需办公室通知与会人员的(如重要提案等),由会议组织部门提供会议具体的议程、时间、地点、着装要求、与会人员。
(四)会议室内的卫生每周至少要清洁一次,遇有会议时,要一次一清洁。
第七条会场布置
(一)会议场地可根据会议的性质和与会人数来调整。
(二)除座位安排外,还应根据会议的议题准备白板、白板笔、投影仪等设备。
第八条会议通知
(一)会议的通知分为书面通知和口头通知两种。
(二)会议通知的内容包括:
召开原因、会议主题、会议起始时间、与会人员、会议议程、准备资料等内容。
第九条准备会议材料
(一)会议主持人或与会者负责准备会议报告、参考材料、数据、电子文件、实物等。
(二)与会者应根据会议的类型和议题提前准备会议资料。
第六节会场过程服务
第十条会议接待与签到
(一)会议召开前进行签到,并准确统计会议人数。
(二)安排会议记录、拍照或摄像,由会议主办部门派专人负责以笔录或电脑的形式进行记录。
第十一条会场服务
(一)分发会议文件和材料。
(二)内外联系、传递信息。
(三)维持会场秩序。
(四)处理临时交办事项。
(五)在机构外的会议,需准备好会议用餐、会议住宿等服务,相关事项按照机构的预算标准安排。
(六)其他服务。
第七节会后跟踪
第十二条编写会议纪要并下发。
第十三条会议总结,对整个会议组织、服务工作进行全面的分析和总结,做出客观评价,肯定成绩,找出缺点和不足,并加以改进。
第十四条会议从准备到结束整个过程的相关文件、资料、表单一并收集、整理齐全,按照一会一卷的方法设立案卷,并加以保存。
第八节附则
第十五条本制度解释权归办公室所有。
相关表单:
表格名称
编号
备注
会议签到记录表
WLXZ-J007
会议记要模板
WLXZ-J008
第四章保密工作制度
第一条为保守机构秘密,维护机构发展和利益,制定本制度。
第二条全体员工都有保守机构秘密的义务。
第三条在对外交往和合作中,须特别注意不泄漏机构秘密,更不准出卖机构的秘密。
第四条机构秘密是关系机构发展和利益,在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。
机构秘密包括下列秘密事项:
(一)机构经营发展决策中的秘密事项;
(二)人事决策中的秘密事项;
(三)专有生产技术及新生产技术;
(四)招标项目的标底、合作条件、贸易条件;
(五)重要的合同、客户和贸易渠道;
(六)机构非向公众公开的财务、证券情况、银行帐户帐号;
(七)其他董事会或总经理确定应当保守的机构秘密事项。
第五条属于机构秘密的文件、资料,应标明“秘密”字样,由专人负责印制、收发、传递、保管。
第六条机构秘密应根据需要,限于一定范围的员工接触。
第七条非经批准,不准复印、摘抄秘密文件、资料。
第八条记载有机构秘密事项的工作笔记,持有人必须妥善保管。
如有遗失,必须立即报告并采取补救措施。
第九条接触机构秘密的员工,未经批准不准向他人泄露。
非接触机构秘密的员工,不准打听、刺探机构秘密。
第十条对保守机构秘密或防止泄密有功的,予以表扬、奖励。
违反本规定故意或过失泄露机构秘密的,视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚,直至予以除名。
第十一条信息室、档案室等机要部门,非工作人员不得随便进入,工作人员也不能随便带人进入。
第五章印章管理规定
第一节总则
第一条印章是机构经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章的管理,关系到机构正常的经营管理活动的开展,甚至影响到机构的生存和发展,为防止不必要事件的发生,维护机构的利益,制定本办法。
第二条机构总裁授权总经办全面负责机构的印章管理工作。
第二节印章的领取和保管
第三条机构各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。
第四条印章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。
第五条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,如员工持有机构印章的,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。
第三节印章的使用
第六条机构各级人员需使用印章须按要求填写用印申请单,将其与所需印的文件一并逐级上报,经机构有关人员审核。
第七条经有关人员审核,并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。
第八条印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对,经核对无误的方可盖章。
第九条在逐级审核过程中被否决的,该文件予以退回。
第十条机构总裁对机构所有的印章的使用拥有绝对的决定权。
第十一条涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定经法律顾问审核签字。
第十二条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。
第十三条用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存,定期整理后交办公室归档。
第十四条印章原则上不许带出机构,确因工作需要将印章带出使用的,应事先填写印章使用单,裁明事项,经总经办批准后由携带使用。
第十五条公章的使用决定权归机构总裁,其他各印章的使用决定权由各部总经理根据实际工作需要进行授权。
第四节责任
第十六条印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向机构总裁报告。
第十七条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章,未经本办法规定的程序,不得擅自使用。
第十八条违反本办法的规定,给机构造成损失的,由机构对违纪者予以行政处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。
相关表单:
表格名称
编号
备注
印章使用申请单
WLXZ-J009
第六章档案管理办法
第一节总则
第一条为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,结合本公司实际情况,特制定本办法。
第二节档案范围及管理体制:
序号
档案范围
管理部门
备注
1
人事档案
人资部
暂由办公室负责
2
机构内刊《蓝途》(含电子文件)
办公室、企划部
3
设备及各种书籍
办公室、企划部
4
机构及总裁荣誉
总经办、办公室
5
图纸及技术资料、工程验收及鉴定报告
各主办部门
6
各阶段设计资料、销售资料(含电子文件)
各主办部门
7
制度经营决策计划管理统计财务及各类通知
各主办部门
第三节立卷归档制度
第二条归档范围:
具有考查、利用价值的文件材料;
第三条归档时间:
办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档;
(一)按年度形成的文件,第二年上半年归档。
(二)凡是有法律效用的文件材料,一生效就归档。
(三)凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。
(四)销售项目、企划设计项目、工程项目,按工作阶段性进行归档。
(五)各类荣誉证书在收录,留取复印件后立即存档。
第四条档案的收集:
收集工作是建立在归档制度上的。
各单位、各部门将办理完毕的文件材料,经过挑选,立卷,定期移交档案室集中保存。
第四条归档要求
(一)材料完整齐全。
(二)系统、条理、保持有机联系。
归档的文件材料必须经过系统整理,
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