档案有效利用机制的建立与不断完善.docx
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档案有效利用机制的建立与不断完善
淮北矿业集团公司
合理化建议、技术改进项目申报表
项目名称档案有效利用机制的建立与不断
完善
项目建议人刘玉
申报单位朔里矿业有限责任公司
申报时间2013年5月20日
编号
淮北矿业集团公司合理化建议办公室制
申报说明
一、本申报表为集团公司统一格式。
本表申报项目,只限于个人或班组、科区(车间)集体提出的单项合理化建议、技术改进项目。
二、申报项目实行基层和集团公司二级评审制,基层评审项目必须符合下列规定:
1、符合集团公司文件中规定视为合理化建议和技术改进项目。
2、评审项目要坚持“三性”统一的原则。
3、年创造经济价值计算,是指已实施该项目年节约或创造的净增价值,不得以推算到本单位或全集团公司今后实施该项目的计算效益,作为该项目创造的经济价值。
三、基层向集团公司申报评审项目,除符合第二条规定外,还必须符合以下规定:
1、一个项目年创造纯经济价值在10万元以上。
2、本单位对申报项目要有具体的评审、处理或推荐意见。
四、申报项目类型指:
创造发明、技术改进、新技术推广。
五、申报项目所属范围指:
生产技术、机电运输、一通三防、地测防治水、安全管理、环境保护、煤质选煤、经营管理、精神文明。
六、项目来源:
上级指令性计划项目和科研项目不列入本表范围。
七、项目建议人,是指完成项目起主要作用的人员,一般不得超过三人。
1
合理化建议或技
术改进项目名称
档案有效利用机制的建立与不断完善
2
项目来源
自筹项目
3
申报项目类型
技术改进
4
项目所属范围
精神文明
5
建议人姓名
工作单位
职务
职称
提出人
刘玉
朔里矿业办公室
干部
馆员
完善人
黄儒林
朔里矿业企管科
干部
高级工程师
协助人
6
实施单位(人)
全矿3800
实施时间
2012年元月
7
建议或改进项目应用范围、对象:
矿综合档案信息的开发利用,在为本公司及其外围矿井的建设服务发挥了重要作用,显现了其较好的社会效益;科技档案的综合利用,在煤矿安全生产建设中起到了很大的作用,全年可新增效益800万元以上。
8
建议或改进项目存在问题与现状:
前期却存在传统式、被动式(即坐等)服务形式和不重视档案利用信息反馈的问题,严重影响和制约着档案信息资源的有效利用,并使大量的潜在效益没有发挥出来,失去了存档的目的和意义。
主要存在的问题和弊端,集中于下:
一是档案利用数据统计,不求档案的实际效益。
二是查(借)阅利用时,只要求填写其利用目的,不求深层次了解,失去档案利用信息反馈的机会。
三是有了利用实例,不求汇集编发重返社会。
四是编研工作滞后,远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。
9
建议或改进项目创新或改进的主要特点:
一是档案利用讲究实际效益;二是查(借)阅注重深层次的了解及利用信息反馈;三是实际利用后,将效果总结汇集编发,并重返社会;四是编研工作注重适应档案信息资源的开发利用的需要。
最终取得的成效体现在显著的社会、经济效益上。
注:
本表1-12项、14项由建议人填写
10
建议或改进项目实施方案、方法、措施说明:
(应附必要图纸、模型、技术及经济论证材料)
详见附件——《档案有效利用机制的建立与不断完善》。
11
建议或改进项目实施费用计算:
档案信息的开发利用,几乎属于零投资成本。
12
建议或改进项目年节约或创造纯经济价值计算:
1)显著的社会效益。
在文书档案、会计档案、特殊载体档案和科技档案的利用,有效解决公司发展中遇到的难题,体现了较好的社会价值和作用,因此其社会效益非常显著。
2)显著的经济效益。
在一年的科技档案综合利用,为企业再创造利润803.49万元,有时还要远远超过此数字。
因此,科技档案的综合利用,充分体现了非常显著的经济效益。
13
财务部门对年节约或创造经济价值审核意见:
负责人签章
审定日期
14
建议人对项目实施后(或暂未实施)的意见:
通过建立有效地档案利用机制,充分发挥现有档案的作用,在煤矿安全生产建设中能产生较好的社会、经济效益,效果较好。
因此,建立在全集团公司范围内大面积推广应用。
建议人
刘玉
15
矿(厂、处、公司、院、校)合理化建议评审委员会,对该项目技术、经济、实用性的评价(论证)及采纳、实施等具体处理意见:
该项目经评审委员会初评,一致认为:
该项目在企业中应用,体现了较好的社会经济效益,具有广泛的推广应用价值。
对此,同意上报集团公司进行参评。
负责人签章
审定日期
16
集团公司合理化建议专业评审组初评意见:
评定负责人
审定日期
17
集团公司合理化建议评审委员会终评意见:
18
集团公司合理化建议评审委员会评定等级和奖金额的决定:
集团公司总评委主任签章
审定日期
附件:
档案有效利用机制的建立与不断完善
一、前期档案利用现状及问题
收集和管理档案的根本目的,除了不使其散失和安全保存外,主要是为了开发与利用。
而前期却存在传统式、被动式(即坐等)服务形式和不重视档案利用信息反馈的问题,严重影响和制约着档案信息资源的有效利用,并使大量的潜在效益没有发挥出来,失去了存档的目的和意义。
档案开发利用方面,主要存在的问题和弊端,集中在以下几个方面:
(一)局限于档案利用数据统计,不求档案的实际效益。
各地各级档案行政管理部门,每到年终在要求基层档案馆(室)编制年报,了解档案利用情况时,只需统计几个利用数据,如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等,而不了解通过档案信息资源的开发与利用,而所获得的社会效益和经济效益。
(二)在档案馆(室)查(借)阅利用时,只要求填写其利用目的,不求深层次了解,失去档案利用信息反馈的机会。
在通常情况下,利用单位和利用人来档案馆(室)查(借)阅档案时,均需填写一份登记表。
登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外,就是还要说明利用目的。
而利用者在填写利用目的时都较简单,如“工作参考”、“提供产权依据”等等。
由于不作深层次了解,利用结束亦就了结,而失去了档案利用信息反馈的机会。
(三)有了利用实例,不求汇集编发重返社会。
有些馆(室)虽也注重档案利用信息反馈工作,收集有价值的档案利用实例,但只是作为档案目标管理认证和达标的材料,因此收集后就将实例束之高阁,不汇编发表,重返社会,影响档案信息资源的开发与利用。
如果将利用实例编发,不但会促进档案的开发利用,使职工更加认识档案、了解档案,使档案的使用价值得到进一步发挥,而且可大大提高档案馆(室)的社会地位和知名度。
(四)编研工作滞后,远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。
因为,利用单位不了解馆(室)藏情况,即你馆(室)藏中究竟有些什么资料可供社会利用。
因此,档案管理人员必须了解信息社会动向和需求,结合馆(室)藏实际,有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料,提供社会利用。
然而,各地各级档案馆(室)编研工作滞后,跟不上社会发展和经济建设的需求,影响档案信息资源的开发与利用。
二、档案信息资源利用机制的建立及措施
(一)认真做好查(借)阅登记工作。
查(借)阅登记是各馆(室)在档案查(借)阅时必须做的一项工作。
在登记时,一要认真负责,按项目一一填写清楚,必须填写的项目不要漏填;二要把查(借)阅档案的利用目的,填写清楚,不可填写得太简单,如“工作参考”等,而应填明作那一项工作参考,填明具体内容和将起到的作用和效益,这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
(二)建立利用者联系制度。
档案在查(借)阅时,一般不会产生效益,而要通过实践,才能反映出档案的实际价值,产生一定的社会效益和经济效益。
因此,为了及时取利用信息,可以建立利用者联系制度,即把利用者的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册,以便与利用者联系。
档案馆(室)亦可把自己的联系人和联系电话告诉利用者,以便利用者及时反馈信息。
(三)分发档案信息反馈表。
即在用户查(借)阅档案后发给一张档案利用信息反馈表,主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。
特别是效益要写得具体一点,应有时间、地点、人物和具体事例。
(四)及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。
反馈的信息仍要通过编辑再重返社会,这样既可进一步宣传档案的作用和价值,又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案,来利用档案。
特别要将实例送给有关部门(单位)的领导,使他们认识档案作用,支持做好档案工作。
如果把反馈的信息收藏起来,便失去了反馈工作的实际意义。
(五)实地调查和电话采访。
根据用户查阅时登记在案的线索,可以及时到实地调查或电话采访,掌握利用效果的第一手资料。
许多利用者在各自不同的岗位上,都担负着一定的工作和任务,有时没有时间来编报利用实例,档案人员应主动上门服务,把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚,便于编写。
三、档案信息资源利用效果分析
(一)价值与作用
1、有利于了解档案的价值和作用。
《档案法》第二条称:
“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”但了解档案是否具有保存价值,最重要的一点是要提供利用。
如果档案不再利用,最有价值的档案也就失去保存的意义。
而只有通过档案的利用和开发,才能了解档案的价值。
过去不少单位和领导,为什么对档案工作不够重视和支持,主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态,单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。
其实无数事例证明,这完全是一种偏见和误解。
有保存价值的档案,一般都具有利用价值,但其价值的大小,必须通过利用,一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。
2、有利于档案的鉴定工作。
档案的保管期限定为永久、长期、短期三种(现改为永久、30年、10年),档案到了规定的保管期限,就要组织鉴定,确定其销毁还是延长保管期限。
而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。
档案利用频率高、周期长,即使已到规定的保管期限,也应继续延长其保管期限;反之,档案利用率较低,保存价值不大,即使未到规定的保管期限,亦应降低其保管期限。
通过调查收集档案利用的实际效益,大大有利档案的鉴定工作。
3、有利于了解和掌握档案利用信息,进一步拓宽档案利用工作的渠道,最大限度地发挥档案的价值和作用。
通过实际效益的调查和收集,可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理,从而改进我们的服务形式,拓宽利用渠道,使更多的利用者了解档案,熟档案,利用档案,为社会主义现代化建设服务。
如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益,档案利用渠道就无法拓宽,亦影响档案价值作用的充分发挥。
4、有利于编发档案利用实例,加大档案宣传工作力度。
通过调查和了解收集档案利用的实际效益,取得一个又一个的利用实例,充分体现档案的保存和利用价值,并筛选、整理,编印成小册子,下发至基层和领导,使他们了解档案的作用,这要比空喊几句档案工作重要强得多。
尤对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说,更是一个实际的宣传和教育,使他们通过例证,了解档案,支持档案工作。
5、有利于档案馆(室)业务工作实绩的体现。
档案业务工作的内容很多,而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”,因为,收集和管理档案的根本目的,是为了利用,否则就失去保存档案的意义。
而要衡量一个馆(室)的工作与实绩,在业务工作上,开发利用档案信息资源最能说明问题了。
用户通过利用你的档案,获取了社会效益和经济效益,这就是你工作的实绩。
如果既统计利用数据,又注意了解档案的实际效益,那你的实绩就有血有肉。
(二)实际效果
现以2012年为例,进行分别分析。
本年度档案利用61人次,利用档案479卷/15件。
其中文书4人次,利用档案1卷/4件;会计档案40人次,利用档案320卷;科技15人次,利用档案159;特殊载体2人次,利用档案11卷,档案资料的利用为我公司创造了良好社会效益和显著的经济效益。
1、社会效益
1)文书档案的利用。
本年度文书档案利用主要是管理性方面的文件、批复、通知等。
2012年7月27日、物管科调阅的淮矿供[2004]157号文,(关于印发《淮北矿业集团公司物资计划管理办法》的通知),对于物管科起草矿物资管理方面的文件起到了凭据作用;
2012年8月25日、技术科利用的淮矿生[2008]10号文,(关于朔里矿N534、N328综采工作面设计的批复),对于回采N534、N328工作面起到关键性的作用;
2012年12月9日、宣传部利用的C16.2002.027(朔里煤矿2002年度经济政策的通知),这卷档案为我公司打官司方面提供了有力的证据,提高官司的成功率。
企业职工档案助下岗职工顺利办理养老保险。
2012年7月14日,有一位叫任一成的职工原来在朔里矿工作过,后来因为某种原因被开除工籍,现在需要调阅Y98-6(关于对任一成处理决定)来确定他是公司职工,经过领导同意,给他办理调阅复印,顺利办理了养老保险金,解决了这位职工们的后顾之忧。
2)会计档案的利用。
本年度会计档案利用量较大,主要是“固定资产账”、“应付账款”及相关的一些凭证。
比如财务部门进行破产清查,核实账务,配合税务部门调查税款及清算账务余额等,产生的经济效益无法计算。
工资清册的利用,为职工的提前退休提供了有力证据。
在企业改制中,正确划定企业职工工龄是每个职工普遍关注的问题,2012年2月23日,采煤一区职工申广敏要求查找自己1972年-1988年的工资发放表,以此确认自己的实际工作年限。
档案室按照有关规定及时从会计档案中查到了该同志的当年工资发放记录,并出具了证明和工资发放表复印件,依据档案室及工资科出具的档案证明,申广敏同志在企业改制中,顺利按国家政策规定确认了工龄,档案的提供利用,不仅有效地维护了职工合法权益,也保证了企业改制工作的顺利开展。
3)特殊载体档案的利用。
本年度特殊载体的利用主要是省级以上荣誉证书,主要是秘书上报先进集体,写先进材料、工作材料等。
4)科技档案的利用。
2012年7月16日,地测科利用的Y85—11(朔煤征(85)007号、朔煤征(85)008号)(关于朔里煤矿采煤塌陷地迁村的报告)这两卷报告对于解决公司与葛洼村关于塌陷地纠纷起到关键性的作用。
2011年12月5日,技术科利用的C16、2000、023号(关于印发“高产高效矿井实施办法”的通知),这卷档案为我公司管理部门制定了相关制度、措施,起到了重要的参考作用,产生的社会经济效益不可估计。
2、经济效益
1)2012年2月16日,向技术科提供的主井装载峒室蓝图11张及井下推土车机峒室蓝图3张,共折A1图14张,用于在清理斜巷下口设计一打点峒室。
若重新绘制此类新图,每张图则需要3个工作日,而每个工作日单价为100元。
求利用科技档案所创经济效益。
解:
已知α=0.7(档案辅助作用,查表确定)
F=14(利用图纸张数)
T=3(每张图纸所需工作日)
D=100(每个工作日单价)
C=0(直接利用档案原件)
依据公式:
J=α×FTD—C
经济效益计算为:
J1=0.7×14×3×100-0=2940(元)
2)2012年5月20日向技术科、地测科提供南二风井井筒管路及电缆敷设蓝图50张,折A1图70张,此次材料为南二风井及附近工程改造提供可靠地科学依据。
若重新绘制每张需4个工作日,每个工作日单价为100元。
求所创经济效益。
解:
已知α=1(档案起决定作用,查表确定)
F=70(利用图纸张数)
T=3(每张图纸所需工时)
D=100(每个工作日单价)
C=0(直接利用档案原件)
依据公式:
J=αFTD-C
经济效益计算为:
J2=1×70×4×100=28000(元)
3)2012年7月20日向机电科提供矿外锅炉本体图一套83张,用于矿外锅炉大修,利用该图纸,使工程提前30天完成,每天可以节省资金500元,所创经济效益为:
解:
已知α=0.4(档案起决定作用,查表确定)
T=30(提前完成的天数)
S=500(每天可以节省资金)
C=0(全部直接利用)
依据公式:
J=αTS-C
所以创经济效益为:
J3=0.4×30×500-0=6000(元)
4)2012年8月6日向地测科提供底图及板图123张,蓝图4卷326张,文字资料7卷29本,此档案主要是为实现公司可持续发展,维护矿井的稳定,核查残采煤层的资源储量状况服务,对已报废的南二、西三老采区进行残采,测算残采煤层储量达40万吨,每吨售价300元,去掉成本每吨200元,可获得经济效益4000万元。
开发利用科技档案所创造的经济效益为:
解:
依据公式:
J4=αZ-C
已知α=0.2(档案对增加产量起重要作用,查表确定)
Z=4000万元
C=2×5×200=2000元
(参加查阅档案的人数2人,查阅时间5天,每天每日100元)
J4=0.2×40000000-2000=7998000元
2012年度,朔里矿业公司综合档案室利用科技档案,所创造的经济效益(利润)总和,即:
ΣJ=J1+J2+J3+J4
=2940+28000+6000+7998000
=8034940(元)≈803.49(万元)
即一年科技档案信息利用所创造的利润为803.49万元。
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