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论内部控制与成本管理的关系
施工工程的成本控制,一直是每个施工工程成本管理探索
企业都非常关心的问题,它是工程能否成功的关键。
成本控制理论是成本管理中非常重要的部分,成本控制理论的研究为企业能有效地控制工程成本提供了理论参考,并起到通过控制工程成本达到控制工程进度和质量的作用。
在实际的工程工程成本管理中,工程成本控制理论也有着广泛的应用,起着至关重要的作用。
所以对于每一个施工企业来说,要做好工程成本管理就必须从成本入手,然而要做到对成本有效的控制,我们就必须明确成本控制的对象是什么?
即施工工程是指。
施工工程是建筑施工企业对一个建筑产品的施工过程和成果,也就是建筑施工企业的生产对象,可能是一个建设工程的施工,也可能是其中的一个单项工程或单位工程的施工。
在明确了我们的核算对象之后,我们还得知道我们应该采取什么样的方式和方法才能合理、高效、准确的对我们的对象进行管理,为企业的决策者及时提供参考的依据。
首先:
我们就得遵守工程成本管理的原则:
1、节约原则:
节约就是工程施工用人力、物力和财力的节省,是成本控制的基本原则。
节约绝不是消极的限制与监督,而是要积极创造条件,要着眼于成本的事前监督、过程控制,在实施过程中经常检查是否出偏差,以优化施工方案,从提高工程的科学管理水平入手来达到节约。
2、全面控制原则:
全面控制原则包括两个涵义,即全员控制和全过程控制。
(1)工程全员控制。
(2)工程全过程的控制。
(3)目标控制原则。
(4)动态控制目标。
(1)运用全面预算管理的思想。
(2)采用作业成本法:
它是20世纪80年代有美国会计学者创建的。
它是一种以作业为基础,对各种主要的间接费用采用的间接费用分配率进行成本分配的成本计算方法,利用作业成本信息进行预算管理、生产管理,进行顾客价值的分析等作业成本管理时务纷纷涌现出来,使作业成本管理成为现代成本管理的一个相当重要的价值控制手段。
国外施工工程成本管理的现状:
在西方国家工程工程成本管理较国内成熟,他们不仅有专门的成本工程师和工料测量师而且还有专门的管理组织机构对工程的整个过程进行管理,事后进行分析总结经验。
主要表现在以下几个方面:
(一)、编制概预算(估算)的依据国外一些资本主义国家一般没有全国统一的定额,虽然有公开发行“成本参考指南”、“估算编制办法”等,但承包公司仅用作参考,真正编制投标报价时均采用公司内部定额,并结合工程实际情况给以调整
(二)、从事工程工程成本管理的专业人员在国外对工程工程建设成本控制不力,工期拖延,质量不稳等问题主要通过专业建设管理(咨询)公司来进行管理与控制。
这样不仅强化专业人员的责
任心,而且可以保持前后工作环节的相互衔接与呼应,便于统一管理。
(三)、工程工程成本控制的重要地位在国外,工程工程成本控制有着极为重要的地位,因此成本工程师或工料测量师有很重要的作用,要参与设计施工全过程的成本控制。
在美国,就有许多专门的估价公司,英国、香港也有专门的工料测量行,从事造价估算、标底编制、进度及成本控制,合同管理等工作。
另外,美国还有专门的商业性公司从事编制出版与工程造价有关的各种基础性数据资料,为社会服务。
还有相当发达的社会化的计算机信息网络,通过网络可方便地对设备、材料进行询价,可用于造价资料的互通和共享以及业务咨询等。
它们都是由商业性公司编制的参考性资料,但很详细,而且每年都更新,因此较适合于市场实际情况。
(四)、统一的成本编码系统美、英等国的成本管理程序中无我国的成本计划,但他们的WBS(工作结构分解workbreakdownstructure)却非常细致,而且基于WBS有一套统一的会计编码,这套体系有几个明显的优点,首先便于计算机管理,实现信息传递的高效率,避免因信息反馈延而造成的成本控制失误;其次由于WBS非常详细,因此可产生不同层次的报表发到各级控制部门,责任明确,避免发生扯皮现象。
各种各样、种类繁多的报表几乎涉及到各个领域,是国外工程管理的一大特点。
这样记录的数据有根有据,不会出现盲目用经验进行控制成本带来的失误,而且这为全面成本管理提供强有力的工具。
健全有效的管理制度、合理的管理组
织和科学的管理方法。
在美、英等发达国家,传统的业主自行管理为主的方式已被淘汰,各种类型的总承包、“交钥匙”以及专业建设管理模式非常普遍。
目前,专业建设管理方式逐步上升并形成一种趋势。
此种模式目标明确,讲求工程建设造价、工期、质量的综合效益,且管理队伍精干,人员素质高。
由于此类管理公司长期从事一项专业工作,可以在实践中不断积累总结建设管理的专业技能,掌握该领域最新信息和先进技术,加上普遍使用计算机等现代化手段,进一步提高了管理效率和效能,这样就可以形成全过程的工程工程成本管理体制。
从选择方案、编制估算开始,到优化设计、编制预算,再到建设实施阶段的成本控制,都可由(五)、人员的科学管理在国外工程工程成本管理中,十分重视人员的管理,尤其是日本的工程承包公司。
工程工程的管理归根结底是人的管理,只要工程技术人员和管理人员的素质提高,并增强了成本意识,则工程进度和成本的控制就容易得多,要充分发挥人的主观能动性,鼓励各人员进行施工方法和管理方式的改进,定期召开经验总结会,使正确的意见能尽快做为制度确定下来,并运用到工程实施过程中去。
(六)、充分利用现代化的管理工具国外开发出不少用于工程管理的软件,甚至专门用于成本控制及管理的软件。
实践证明,计算机的使用不仅大大提高了人们的工作效率,而且在辅助工作人员进行设计、决策
管理方面起着十分重要的作用。
我国虽有不少公司也使用了计算机,但没有发挥其巨大潜力,仅作为文字处理的工具。
我国施工工程成本管理的现状:
在我国,施工企业工程工程成本管理也是存在着种种弊端。
成本管理是实现企业财务目标——利润最大化的主要手段之一。
在竞争日趋激烈的市场经济环境中,成本管理工作显得尤为重要。
改革开放20多年来,我国的施工企业在良好的宏观经济环境下取得了长足的发展。
许多施工企业通过改制焕发了活力,在建筑业也起到了举足轻重的作用,对我国跨世纪的经济发展起着不可替代的作用。
但就目前我国施工企业的现状来说,当前工程部实行工程转型后实行了“五项费用包干”、“百元产值工资含量包干”以及“承包指标倒扣”等多种形式的经济承包责任制管理,工程部在施工生产和队伍素质方面都有了长足的进步。
但毋容置疑的是只管干活,不管算帐的生产模式仍然存在。
有的只顾生产任务的完成,成本意识淡薄,把成本管理看作可有可无。
近两年来在抓工程部达标升级,企业考核工程部的指标时,都重点放在生产任务完成上,客观上助长了这种行为。
施工企业工程成本管理普遍存在成本意识淡化、成本管理弱化、成本行为软化的三化现象。
在这里我想举一两个例子对此进行论证。
案例一:
(一赢利案例)工程名称:
边坡治理
工程经理:
王文锐
工期:
2005年11月29日---2006年2月28日
工程过程及内容描述:
该工程的目标成本预算数额为:
961907.52,之后又追加了376309.95元的费用。
所以实际的目标成本为:
1338217.95,而实际发生的成本为:
1333353.63,所以该工程的节余为:
4864.32元,该工程的节余分配表如下:
姓名
职务
系数
天数
金额
王88
工程经理
1.5
1779.6
陈88
技术人员
1.4
1660.9
吴88
施工员
1.2
1423.82
从表面上看该工程不仅为企业创造了利润还为职工增加了收入,好似企业与职工达到了双赢,这真的就是一个好工程,真的就将成本控制做到了最佳的状态
了吗?
要得到答案还是要看看该工程为什么要追加费用。
来看看攀钢三号高炉施工工程部的报告:
“野外施工已结束,但是工程因为工程量增加、难度大,外部影响因素较多等原因造成工期加长、施工费用增加、具体原因分析如下:
1、边坡平均高度达到35—40M,喷射混凝土施工管材消耗大、喷浆机钢模板消耗大,施工现场坡脚有一道高约8M已经施工完成的混凝土挡墙,导致进行坡面嵌补时所有的材料均需要二次运转,增加了人工费。
2、施工面为岩石边坡,才、形成时间比较长,坡面岩石大面积风化加之施工前不久部分坡面出现坍塌,所以坡面不平整。
很多地方按设计要求厚度10CM喷射完成后连钢筋网都盖不住,所以喷射混凝土普遍超厚,全部施工完成共计喷射混凝土752M3,比设计增加223M3。
3、坡体裂隙极为发育,锚索注浆方量严重超3设计方量。
103个锚索孔注浆共计用去59吨,是设计注浆量用水泥的三倍。
4、施工时间加长。
工人煤气中毒停工8天,攀钢高炉进行噪声和粉尘政治影响我方施工达20天,造成施工成本增加。
5、施工场地治安混乱,小偷多。
工程部从进场之日起工地一直保持专职保安达六名之多(其中包括公司聘请的两名)但还是不时被偷,甚至边坡塔设好的脚手架都被偷走了300M左右。
案例二:
(一亏本案例)工程名称:
温泉水勘察
工程经理:
梁88
工期:
2005年6月6日---2005年9月8日
工程过程及内容描述:
该工程目标成本为:
218000.00元,之后追加了54328.09元,这样总的预算成本就为:
272238.09,这也是该工程实际发生的费用,而该工程的合同价款则是:
287238.09,即是说该工程亏了15000元。
该工程的节余分配表如下:
姓名
职务
系数
天数
金额
1.5
95
-1930.6
1.2
95
-1287.06
1.2
95
-1287.06
1.2
95
-1287.06
1.2
95
-1287.06
1.2
95
-1287.06
1.2
95
-1287.06
1.00
95
-1072.55
1.00
78
-880.62
1.00
56
-632.24
1.00
55
-616.53
1.00
95
-1072.55
工程经理
95
-1072.55
机长
总工
机长
班长
核算
机长
钻工
钻工
钻工
钻工
钻工
该工程亏损的原因到底是什么呢?
看看勘察工程部的分析:
“1、由于施工期延长,整体费用超支。
2、赵等人补发工资原因是:
7月份考勤错误,少考勤10天,在8月份补发。
赵的工资是由于当时定位不准确,一个人搞核算、材料还搞安全,经工程经理梁英强请示分公司经理唐云兵批准,同意按机长工资1600元发放(原来是按钻工1200元发放的)。
3、周、周二人是由于工作需要,由公司委派到现场指导协助钻探工作的。
4、使用民工5人,是书面报告分公司经理并批准的,而且上马时已经进行了书面报告批复的。
5、审计报告中提到110柴油机1台消耗4432.36升的情况是:
其中2878升是施工中柴油机使用的,30升是用在钻机修理时清洗机器用的。
另外1514.36升是由于有零星材料、运费没有发票,而驾驶员用油发票抵运输费的。
在整个施工过程中,每次报帐都有清单,而且用油发票抵消的部分都做了详细说明,而且经批准的。
6、液压油消耗455升的情况是:
钻机由于老化,密封不严,冲洗液不明原因进入液压油箱,致使油箱中液压油清淡不能使用,每周就要增加一次20升。
整个施工过程中更换油泵4次,而每次更换油泵都要全部更换油,每次都要40升。
何享明、赖运禄各更换了两次。
扭管机漏油,每班要加一升左右。
7、金刚石消耗过多主要是开始施工时对地层不熟悉,胎体硬度选择不对,导致金刚石在使用过程中胎体成块脱落,以至于前140M时就消耗了8个金刚石。
而后期由于处理事故31天,孔内脱落金属较多,致使金刚石消耗量较大。
工程对使用
报废的金刚石胚子作了回收,未发现丢失情况。
8、超支的另外一个原因,窝工累计485小时,如果按24小时一个台班计算,那么窝工费高达43794元(1、费用组成;485小时也就是20天,人工工资:
17(人)846/天*20=16920,设备租金:
钻机300元/天*20+泥浆泵43元/天*20+其他零星材料80元/天*20=8460,管材摊销:
14252,2、原因分析:
设备毁坏维修耽误累计时间:
273小时,下雨停电累计时间;212小时)。
对上面的一赢一亏的施工工程进行了分析,他们对工程成本控制的概念都非常缺乏,不管是赢利的还是亏本的,赢利的那个案例,它为什么要追加费用,从它的原因分析,那些原因都是可以避免的,而且追加的费用还有多余,还将它作为节余奖发出去,激励机制根本没有发挥它应有的效果。
再看看亏本的那个案例,工程在实施前根本没有对此工程的各个方面进行分析,包括它的地理环境,地质条件,天气状况,施工方案也就在没有根据的情况下,盲目设计。
更不用说对成本的控制了,因为它根本就没有一个准确的目标成本,作为它控制的依据,施工工程部的整个班子都没有目标成本这个概念,反正我只管施工,给的预算数额用完了,打个费用追加报告向上面要就是了,只要把钱花到哪儿去了,说清楚就行了,反正也不承担其他的责任,这样搞得整个施工班子根本就不重视成本,好象成本不管他们的事。
透过这两个案例我们可以看到目前我国施工企业在工程成本管理这一块急待提高,通过它们我们不难找出我国施工企业工程成本管理的症结到底在哪里?
第一:
说到底最根本的就是管理体制问题:
当前许多国有企业的工程经营模式,一般都是由工程经理承包或实行经济责任考核。
但这些形式都有一个普遍存在的问题,就是利益与风险不对等、权力与义务不相称。
有的工程经理权力很大,风险却很小,企业的盈亏很大程度依赖于工程经理的个人素质,而最终的结果往往是包盈不包亏。
正是由于这种弊端的存在,可能导致工程的经营者对各项成本不重视,对工程成本管理不重视,管理方法保守,岗位责任不明确,因人设岗现象普遍存在。
责权利不统一,不能很好地调动广大职工的积极性和创造性。
而工程的职工由于成本与自己的切身利益并无太大关系,也会表现出对成本漠不关心,于是成本控制就成为一句空话,工程的利润目标会大打折扣,有的甚至出现严重亏损。
第二:
成本控制体系问题:
从这两个案例可以明显的看出,体现成本控制就看到两个环节,一是预算,二是节余奖(财务部门根据预算的单子,等工程发生费用报帐时,看是否超过预算的范围,超了就不给报,要报就得领导批准。
)但
是这两个环节也并没有充分发挥出控制成本的作用。
所以成本控制不只是预算部门和财务部门的事。
第三:
没有好的工程成本的内控:
第四:
实行的激励机制不合理:
赢利没有根据个人对此工程工程的的贡献大小来给与奖励;亏本也没有根据责任的大小来成本相应的惩罚,不管是赢利还是亏本都是根据个人在工程工程中的职位来确定奖励和划分责任。
在我国现代化建设发展过程中,建筑业是国民经济的支柱产业,它解决了大量的劳动就业问题,也带动了相关产业的发展。
随着社会主义市场经济的
发展,随着中国加入WTO,建筑市场竞争更加激烈,国内施工企业要在市场中求
生存,国外建筑施工企业也要到国内来抢占市场。
在这样激烈的竞争环境下,唯有降低成本来增强自身的竞争力,但是我国施工企业工程工程成本还存在这么多问题,当前之急就是找出问题的原因,找出问题的解决办法,让我国施工企业走出困境。
(三)那么当前是什么原因使这样的问题产生呢?
1、主观原因:
所谓主观原因,是指工程部可以自行支配而没有任何外部影响就可以控制的成本支出因素,工程部因具有施工自主权而发生的成本。
主要包括如下几个方面:
⑴没有严格执行成本控制的总目标或者根本没有成本控制的总目标。
绝大部分亏损的工程部,根本没有成本控制的总目标。
有的虽有但却没有严格执行,就象前面赢利的那个案例一样,虽然有一个预算的目标成本,但是还是要追加费用,因而使工程部的成本处于失控状态。
⑵材料、配件的计划、采购、验收、保管、出库、消耗制度不健全。
在亏损的那个案例中就可以看出;材料、配件无计划,很多工程要用的材料,到用的时候才去买,这样对价格信息的掌握就很盲目了,可能因为施工地点的远近,导致购买成本的不同。
很多材料、配件都不知道可不可用,用的时候才发现是坏的,
不能用,可能有时因为交通不便而出现窝工。
一些工程部没有收发制度,购买的材料无人验收,更无实物帐,因而就谈不上保管和出库。
特别是砂石料、砖瓦等地材,有的工程部自始至终没有专门的部门进行管理,以购代耗;严重的甚至用虚假的材料发票报销。
工程部不按定额发料,施工人员要多少给多少,致使多发的材料不是浪费扔在工地,就是被工地的人员偷偷卖掉,许多可以回收的废料更无人管理。
⑶承包措施不配套。
工程部对内部队伍的承包没有相应配套的管理措施,实行承包后漏洞百出,致使成本超支。
比如,有的承包方案规定完成多少任务发多少工资,但对材料的消耗和设备的使用、维修没有明确要求,形成包工不包料、包盈不包亏,有的承包方案虽然合理,但计价不及时,或者不能按照承包方案进行兑现,使承包无法进行下去。
⑷分包工程存在漏洞。
工程部对劳务分包队伍,包工不包料,导致多拨工程款;或分包工程价格不合理;或大量使用分包队伍,导致超拨款、分包队伍欠款等现象不断发生;或让多个外部单位挂靠,导致所有的善后费用全部由被挂靠的工程部承担。
⑸出现严重的质量问题。
工程部存在比较严重质量问题,从而导致返工、修复、推倒重来等重复施工的现象发生,加大了工程成本。
比如打孔的进尺不购,误导工程人员的判断,本来这个地方不能修建高楼大厦,却判断可以修,这样的质量的成本就大了,就如攀枝花学院的10号宿舍楼,才一年都没有就不能住人了,不管是什么原因,反正是质量问题。
⑹施工设备陈旧老化。
一些工程部对所承担的工程心中无数,在亏本的那个案例中就可以看到,工程部对亏损原因分析时特别提到设备的老化,经常出现问题需要用许多的油还需要经常维修。
有的设备虽然可用但已经达不到要求的标准了,所以只能闲置也会增加管理成本。
⑺施工安排不合理。
在施工过程中,工程部不能合理地配置人力、材料、设备等资源,导致窝工浪费;部分工序的施工安排不合理,能够一步完成的,实际进行了二次、三次才完成,从而造成返工等等。
这些现象都可以从亏本的案例中看出。
⑻安全事故较多。
在赢利的案例中,出现了工人煤气中毒的安全事故。
多数工程部均发生过程度不同的安全事故,轻伤影响员工上班,重伤既影响员工上班,
又需要开支医疗费,同时还可能使员工的体质和技能下降,降低劳动能力和劳动效率;死亡事故既造成巨额抚恤费用支出,直接增大成本支出,又可能影响员工情绪,降低生产效率。
2、客观因素
所谓客观因素,是指工程部自身无法控制而又必须发生或必然出现的事情或现象,如发包单位、设计单位、企业在合同条款之外对工程部施工发出的有关指令,地质和气候的变化,设计的变更等。
因这些因素的出现而支出的成本,是工程部不可控制的客观费用。
这些因素有:
⑴成本。
一些企业为了取得进入某个市场的资格,因而在满足建设工程工期质量的前提下,对投标工程采取了投标价格低于成本的投标报价策略,以求最后中标,这在企业的经营策略中必然会出现,但对于工程部来说,其无论采取何种措施,都难以使这些工程盈利。
⑵地质变化。
在地质情况与设计不符时,会迫使工程部改变施工方法,从而影响工程工期,使工程的总成本增加。
上面的两个案例都存在这钟情况,由于对地质情况没有很好的把握,到实际施工时才发现,必然要增加人力无、物力、财力来克服这些地质状况,同时也会使分项工程成本出现较大的变化。
⑶气候变化。
冬、雨季施工和风沙施工天数的增加,将会使工程部增加各项费用。
比如冬季施工天数增加,如果在工期不变的情况下,工程部要么增加冬季施工的有关费用,如防冻材料,施工人员的防冻、防寒用品,机械设备因降低效率而增加的费用;要么增加赶工费用,如人员加班、增添设备等费用。
案例二中出现的窝工现象,窝工了485小时,其中就有212小时是因为天气变化引起的。
⑷设计变更。
工程各项设计进行变更,都会使工程成本出现变化,影响工程总的成本。
比如发包单位增加工程数量、延长或缩短施工工期、改变施工方案和提高工程的质量等级等。
⑸企业提要求。
为了达到某一目标,企业有时要求工程部在施工中组织大战或质量达到某个标准,但由于工程部在实施过程中安排欠周密或者理解出现偏差,多数情况下形成了拼人力、拼设备、拼资金或者提高质量标准。
⑹施工组织设计欠合理。
由于投标与施工现场实际的差异,个别工程工程的施工组织设计在实施时存在部分不合理现象,如对人员、材料、设备的计划和安
排出现误差,对个别分项工程或工序的工期、质量考虑欠缺等,都可能使工程部的成本增加。
⑺工程部窝工。
由于工程任务衔接不上或其他原因(自然原因),一些工程部有窝工现象,在此期间需要支付各项窝工费用,如员工工资或基本生活费、固定资产折旧费、工程部间接费等
存在这么多的问题怎样才能一一的给解决呢?
(1)改革工程管理体制,增强成本控制意识
加强工程成本管理,工程管理班子首先要树立强烈的成本控制意识。
通过教育,使降低工程成本,成为每个员工的自觉行为。
更为重要的是不断改革国营施工企业的工程管理体制,适应市场要求,有效地控制工程成本,这是国营企业提高经济效益的根本出路。
工程经理是工程施工的组织者,实现工程目标的责任人,工程成本控制的第一责任人。
嘉兴山鑫花园工程部,在集团公司的改革过程中,实行了工程内部股份制风险承包,改变了“吃大锅饭”式无个人风险承包制。
本工程由工程经理、工程副经理、工程技术负责人组成工程班子,以股份制形式上交风险押金对工程进行风险承包。
其实质是维护企业利益和增加个人(工程班子成员)的风险度,即包盈包亏。
这里包含二层意思:
一是确保上交,实行个人资产抵押(上交公司风险押金);二是实行责任追究制,凡属于管理不善,或管理上存在有“黑洞”导致亏损的要追究责任。
在这样一种游戏规则下,工程成本才能真正与我们经营者利益密切挂钩,也必能促使我们真正地重视工程成本的管理。
风险承包体制告诉我们,成本控制不是孤立的职能,不光是工程经营者的任务,而是全体参与者共同的任务。
这也体现了我们全面控制的原则。
因此我们推出“风险承包全员化”的机制,使各项成本与职工的利益挂钩,充分调动职工的积极性,提高全员成本意识,以效益引导分配,形成全员参与管理的成本控制体系,以获得良好的经济效益,达到企业与个人双赢的目的。
(2)完善工程管理机制,强化工程成本管理
工程成本的主要内容包括材料费、机械使用费、人工费、临时设施费、其他直接费以及工程管理费。
对这些成本的控制涉及到技术、财务、材料、设备、行政后勤各个管理部门,直至一线的施工班组。
工程成本管理是工程工程管理的核
心,只有从完善工程管理机制入手,健全工程管理各项规章制度,强化工程成本管理,才能使成本得到有效的控制。
(3)建立和完善成本控制体系
所谓成本控制体系,是指以工程经理为第一责任人,各个管理层面和施工班组人人参与其中的成本管理网络系统,系统中的每一个环节都担负着一定的成本管理内容。
我们山鑫花园工程从一进场做施工准备开始立即组建精干的工程管理班子并编制各管理人员的岗位职责,同时连续召开岗位职责讨论会让所有的管理人员一起参与讨论、修改、学习、领会各自的岗位职责,从工程经理、技术负责人到现场的每一位管理人员都明确职责,知道自己管理的内容是什么,要达到怎么样的控制目标以及如何控制、落实成本管理责任。
在施工过程中根据工程的进展和需要及时调整和完善,定期召开会议加强对管理人员的业务培训以不断提高他们的业务素质和管理水平,使成本控制体系得到进一步的巩固和完善。
(4)进行严密有效的工程成本内控
工程成本内部控制,就是在工程施工全过程中融入相互牵制、相互制约的制度,建立以防为主的监控防线。
有关人员在从事业务时,必须明确业务处理权限和应承担的责任;对一般业务或直接接触客户的业务,均要经过复核;重要业务实行各职能部门签认制,专业岗位应配备责任心强,工作能力全面的人员担任此职;成本
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