档案管理基础知识.docx
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档案管理基础知识.docx
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档案管理基础知识
1引言
1.1编写目的
本需求规格说明书定义应用系统软件完成的功能、业务流程、计算的数学模型、输入信息(数据来源)、输出信息(报表)。
本需求规格说明书作为项目合同的附件之一,是双方组成项目组进行工作的基础性文件。
本需求规格说明书作为验收的依据。
本需求规格说明书由甲乙双方签字并加盖公章后方可生效,协议内容如需修改,应由合作双方协商一致,并签字盖章。
任何一方不可单独修改。
1.2适用对象及范围
本需求规格说明书适用于参加本项目的所有管理人员、开发人员和维护人员。
1.3设计依据
《西安供电局综合信息管理系统招标文件》
《西安供电局综合信息管理系统技术协议》
《需求调研报告》
GB/T19001—ISO9001质量体系设计、开发、生产、安装和服务质量保证模式
GB/T19000.3—ISO9000-3软件开发、供应和维护中的使用指南
GB8566—88《计算机软件开发规范》
西安协同软件股份有限公司《计算机软件开发规范》
2.1档案管理分系统
2.1.1功能描述
档案管理分系统实现对供电局所有档案、文件以及收发文的管理,并对档案的借阅进行管理。
档案管理分系统主要包括档案录入、档案统计、档案查询、打印报表、档案销毁以及系统维护几个模块。
2.1.2系统功能
档案销毁
系统维护
2.1.3模块功能定义
2.1.3.1档案录入
数据流程:
功能描述:
对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行录入、删除、修改。
每一个题名都对应一个文件,通过题名找着文件内容,实现全文录入。
输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式)
1、文书档案的录入:
对文书档案按一级类目下保管期限的大流水进行录入,主要是对0到6大类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、其他文档,保管期限主要分永久、长期、短期。
流水号、类目名称、分类号、部门、文件类型、字号、文号、日期、盒号、归档号、件号、文件题名、主题词、附件、责任者、缩微号、页数、保管期限、密级、归档标志、备注。
2、科技档案的录入:
按年度及工程代号进行大流水录入。
文件卡片:
流水号、案卷号、卷内序、档号、工程代号、字号、文件题名、责任
者、日期、保管期限、密级、主题词、缩微号、本数、页数、图纸张数、备注。
案卷卡片:
流水号、全宗号、目录号、案卷号、档号、工程代号、工程名称、案
卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、缩微号、本数、页数、图纸张
数、库位号、备注、备考表。
3、会计档案录入:
4、声像档案录入:
按载体分类并细分录入,载体分照片、软盘、音像及缩微。
按照片录入:
流水号、卷内序、分类号、题号、事项说明、拍摄人、拍摄日期、
拍摄地点、保管期限、密级、底片号、参见号、备注(卡片录入)。
流水号、目
录号、分类号、题名、起始日期、截止日期、保管期限、密级、库位号、张数、
备注(案卷录入)。
数学计算模型
输出数据(报盘数据格式要求、报表样式)
2.1.3.2归档统计
数据流程:
功能描述:
对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行归档统计,按类目名称和年度进行统计。
保管期限为永久的文件数目、长期的、短期的、未归档的以及文件总数,另外对科技档案、声像档案中不立卷和已立卷的进行统计。
输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式)
数学计算模型
1、按类目名称及年度统计
永久=该年度该类目保管期限为永久的记录总数
长期=该年度该类目保管期限为长期的记录总数
短期=该年度该类目保管期限为短期的记录总数
文件总数=永久+长期+短期
未归=该年度该类目未归档的文件总数
对于科技档案和声像档案中未立卷和已立卷的进行统计
输出数据(报盘数据格式要求、报表样式)
1、文书档案的归档统计报表:
类目名称、年度、永久、长期、文件总数、未归。
2、科技档案、声像档案的归档统计报表:
类目名称、年度、永久、长期、文件总数、未归、不立卷、已立卷。
2.1.3.3档案查询
数据流程:
功能描述:
对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各种统计进行查询(通用查询),按年度和档案类型查询。
输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式)
数学计算模型
输出数据(报盘数据格式要求、报表样式)
2.1.3.4打印报表
数据流程:
功能描述:
对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中报表进行打印.
输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式)
数学计算模型
各档案全宗号不输出数据(为空)。
1、文书档案
⑴归档文件封面:
起止件号5=该盒号中起始件号和终止件号,其它均是从文档录入表中取得。
⑵文档脊背:
同归档文件封面。
2、科技档案
⑴所有字段均是从科技档案录入表中取得。
⑵科技档案案卷目录、科技档案卷内目录、科技档案文件目录中序号就是科技档案中的流水号。
3、声像档案
⑴所有字段从声像档案录入表中取得。
⑵其中序号均是声像档案录入表中的流水号。
输出数据(报盘数据格式要求、报表样式)
1、文书档案:
⑴归档文件封面:
全宗名称、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号
⑵文档脊背:
全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号(格式见下)
号
宗
全
度
年
限
期
管
保
构
机
号
件
止
起
号
盒
⑶归档文件目录:
件号、分类号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注
件号
分类号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
2、科技档案:
⑴科技档案封面:
档号、档案馆号、缩微号、工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号
⑵科技档案脊背:
号
档
名
题
卷
案
⑶科技档案案卷目录:
工程代号、序号、档号、题名、份数、页数、图纸张数、密级、保管期限、编制单位、编制日期、备注
工程代号:
序号
档号
题名
份数
页数
图纸张数
密级
保管期限
编制单位
编制日期
备注
⑷科技档案卷内目录:
档号、顺序号、字号、责任者、题名、日期、页数、备注
档号:
顺序号
字号
责任者
题名
日期
页数
备注
⑸科技档案全引目录:
工程名称、档号、题名、编制日期、总页数、库位号、卷内序、字号、题名、责任者、页数、备注
工程名称:
档号
题
名
编制日期
总页数
库位号
卷内序
字号
题名
责任者
页数
备注
⑹科技档案文件目录:
工程代号、序号、日期、档号、文件题名、字号、责任者
工程代号:
序号
日期
档号
文件题名
字号
责任者
3、声像档案:
⑴声像档案卷内目录:
(按分类号和保管期限来打印)分类号、案卷号、序号、题名、拍摄日期、拍摄人、拍摄地点、底片号、备注
分类号:
案卷号:
序号
题名
拍摄日期
拍摄人
拍摄地点
底片号
备注
⑵事项卡:
题名,事项说明
⑶照片卡:
拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、参卷号
⑷声像档案脊背:
号
宗
全
号
类
分
称
名
目
类
限
期
管
保
号
盒
⑸声像档案案卷目录:
(按分类号和保管期限来打印)序号、目录号、分类号、案卷号、题名,起始日期、截止日期、张数、密级
2.1.3.5档案借阅管理
数据流程:
功能描述:
对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各类档案的借阅、归还、催还进行管理,并对借阅人次和卷次进行统计
1、借阅浏览及登记:
序号、本人代码、借阅人、年龄、性别、职称、职务、日期、单位、部门、文件题名、字号、分类号、案卷年代、保管期限、归档号、案卷号、卷内序、库位号、归还日期、是否归还、签收人
2、归还登记:
将借阅登记中“是否归还”的状态由借出改为已归还。
3、对借阅人次的统计
数学计算模型
1、借阅人次统计:
合计=本年度借阅次数+本年度还书次数。
输出数据(报盘数据格式要求、报表样式)
1、输出借阅人次统计表
2.1.3.6档案销毁
数据流程:
功能描述:
对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中需销毁的进行记录,一般将所选档案销毁直接进入档案销毁记录表。
另外还可恢复档案。
输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式)
数学计算模型
输出数据(报盘数据格式要求、报表样式)
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我为什么要做抖音短视频?
因为微商的黄金时代已经过去5年,微信里现在到处都是微商,虽然每天流量很大但早已经不被用户关注。
所以,今天不管是个人还是商家,我们需要的流量已经不在微信上,而在短视频上,也正是因为抖音已经超过了快手而且越来越商业化,能更快的帮助个人和商家实现变现,2019年也是短视频的爆发期,所以抖音IP是必不可少!
接下来的内容主要以实战为主:
1:
抖音到底需不需要养号?
抖音现在完全不需要养号,但是要注意一些关键问题:
1玩抖音最好是一机一号一IP(也就是一部手机装一张电话卡,只登录过一个抖音号,如果你的手机同时注册或登录过超过3个账号以上,建议更换手机。
如果你登录过多个账号,抖音系统会判定为违规批量操作,容易被你的账号进行限流。
)
2注册抖音号必须使用数据4G网络进行操作,千万不要用wifi注册登录,不要问为什么,因为同一个wifi下登录过多个抖音账号,你在注册的话最新账号不好。
注册好之后当天完成所有资料完整,所有资料都要填写,包括简介生日学校地区,还有在账号安全设置登录密码,并绑定微信QQ微博和今日头条,完成这些的目的是让抖音系统给账号增加权重。
3新注册的账号尽量不要当天就发布视频,第一件事要做的就是给账号打标签,标签也就是作品分类,比如才艺舞蹈搞笑萌宠等,这些怎么去弄,比如你准备发布舞蹈类的,你就在抖音左上角(放大镜)搜索那里,搜索你需要的同行,然后看10个作品以上,同时关注几个粉丝高的账号,喜欢几个同行的作品就行了。
前2天时间就是多看一下同行的视频,看视频的同时一定要播放完之后再滑下一个视频,每天早中晚操作就行,每天看2个小时就行,这是最基本的用户操作习惯,让抖音检测到你这个账号是正常账号。
2:
如何打造高质量抖音账号IP?
抖音讲究的是高质量内容输出,所以发布的作品在质量上要有一定的优势,视频要保持一定的清晰度,尤其选用一台好的拍摄设备(我个人使用的是苹果X,专门拍摄抖音,可以根据自己的情况选择)如何去打造一个好的账号,需要注意以下几点:
①抖音不是微信,发布视频千万不要像发朋友圈一样,什么乱七八糟的视频都发,想发什么就发什么,这样系统难以给你的账号做分类标签,也会被降权或限流。
②发布视频的时候,不要连接wifi,因为wifi都是有地区的,因为抖音对新发布的视频先给100个基础推荐量给本地,本地没有流量的话可能直接石沉大海,再好的作品也难火。
③记住抖音前2秒,因为视频的前2秒往往决定别人是继续看还是滑过去,所以开始一定要抓住用户的眼球,如果视频看了好几秒了还不知道要表达什么,就直接滑走了。
最直接的办法就是把视频高潮部分放在最前面凸显视频的内容,比如在视频开头做一个1秒左右的图片封面,这也是一个不错的方法!
④每个作品的封面要一致,如果你喜欢竖屏就一直竖屏,喜欢横屏就一直横屏,也可以在封面上添加文字描述。
如果是横屏的视频,最好把视频尺寸修改为9:
16,上下添加背景视频放在中间部分。
⑤作品发布时间:
要学会分析抖音的流量最高点,一般分为早中晚三个时间段发布,每次更新时间尽量要统一,建议早上不要发布,一般选择中午12:
00——14:
00,下午的18:
00——19:
00,晚上的20:
00——21:
00,超过晚上22:
00就不要发布了。
说一下抖音几大忌讳:
1.视频画面抖动模糊,拉伸变形过度曝光,发白发暗
2.视频上带有水印,任何平台的水印都不能带
3.说话噪音大听不清,或者视频中说脏话骂人等
4.视频带联系方式,包括二维码手机号,带关注字样
5.作品类型不统一,当朋友圈来发,什么视频都有
3.重点再说一下抖音容易热门的五大杀手锏秘籍
(个人经验总结,重点看视频的整体质量,但100%有明显效果,我的一个作品涨粉10w以上就是结合这几招!
)
①画龙点睛
简单说就是在视频开头结尾突出一个亮点,比如在视频开头加一个图片或文字描述来展现视频内容,比如第一集,**爆料,**技巧,或者在视频结尾显示未完待续,也可以贴纸加一个红心,求关注表情动画(也可以说句只要你敢关注我就敢说)等引导粉丝关注!
②火上浇油
这个就是利用Dou+推广,dou+是起一个锦上添花(趁热打铁)的作用,并不是任何一个作品都可以做,因为作品还需要进行人工审核;想做dou+推广必须有技巧,集合视频的两个爆点:
1.在一个新发布的作品2个小时内突然播放异常翻倍(平时播放在几十个或一两百,突然达到了1000或好几千),这个时候可以用dou+推广。
2.在一个作品热门过后到达一个台阶,就是不再有大量系统推荐,2个小时内没有什么播放了,这个时候可以dou+来一次助燃。
③逆行反转
简单说吧,当你在连续发了好几个同类的作品,持续播放都不理想的时候,大概数据维持到几百次,可以尝试突然转换作品类型,走反向路线,比如你之前是个人励志语录,突然换个话题去发布作品,让账号被系统抓住异常更新,如果你这个作品不一样而且质量很好,就很容易被系统推荐热门(我之前因一个爆料涨粉10w粉丝)。
④快速跟风
这个好理解就是跟拍热门榜视频,比如最近抖音上非常火的甩手变装秀、踢脚变装、九尾狐、压帽杀、模糊变清晰等等,如果你连续刷到同一个热门视频榜,不如你也模仿跟拍一个,建议手机上下载一个快剪辑app制作同款,系统会提高500%的推荐几率。
⑤引发共鸣(我个人45天涨粉近50w的秘籍)
这个也就是大家看到关于我的抖音作品,也就是一些关于行业内幕曝光的话题,爆料行业套路骗局等;因为这种作品属于正常正当,带有维护社会公平与正义,绝对不属于违规内容,抖音平台更容易推送给更多的流量,所以对于一些用户举报是没有用的。
因为揭发行业内幕套路是正常作品,会引起一些讨论和争议,才会受到更多粉丝用户的关注和转发,只要作品内容不存在虚假造谣,故意捏造事实真相就行,简单来说那个行业怎么操作的怎么骗人的,你就如实说出来就行,不用担心会不会违规。
(其次需要注意的是,不要在视频中过度夸张,脏话辱骂或诅咒等就行,最好让粉丝引起共鸣讨论就行。
)平时刷抖音的朋友都会发现,想这些曝光事实的账号一般都是一些新闻媒体的官方账号,其实个人发布这种的也很多,只要你的作品够真实,站在用户的角度上,让别人了解一些不知道的行情内幕,就可以放心去做这一块,也不用担心被同行或别人恶意举报,因为举报还是需要人工审核的,你讲述的是事情真相,任何人举报都是没用的。
只要你的视频质量好,有足够的展示量和点赞,上热门真的是瞬间的事,而且只要上了热门,关注你的基本上都是非常精准的粉丝,一般关注你的就是对你人的认可,对你作品的赞同;点赞是对作品的一个收藏方式,别人为了学到东西防止被骗,点赞你的视频是必须的!
4.抖音如何进行引流,如何添加联系方式?
大家都会发现很多用户签名里带有联系方式,如微信、微博、手机号等,像这些对于新账号来说先不要直接留;因为抖音是一个分享生活的娱乐平台,还是有很多规则需要注意,如果新注册的抖音号就马上留下联系方式,通常会直接被抖音系统判为营销号,直接把账号关进小黑屋,这就是为什么很多人问,为什么我发布的作品播放量为个位数,因为账号开始就违规操作,凭什么给你流量呢?
那么,什么时候才可以在签名里留联系方式呢,建议粉丝至少5000的时候,可以尝试修改,先打造个人ip而不是直接引流!
5.如果发布作品没有播放,账号被降权怎么办?
这个就直接说重点,如果你发布的作品一直没有播放量,一般是两个原因:
①账号权重太低,也就是账号的活跃度不够,该账号处于僵尸号的状态,如何账号注册很长时间一直没有打开过,或者手机卸载抖音很久都没有再安装的,那么你的账号会被降权,那么如何恢复呢?
就需要你登录账号后,先按照正常用户操作那样去养号5天左右,每天刷2个小时的视频,完成基本的完播,点赞,评论等;②就是你抖音里的作品质量太差,作品当朋友圈那样乱发,作品乱七八糟没有垂直度,系统无法精准标签推送流量;这个时候需要做的是,完成基本的用户操作,多看同行作品,把你之前的作品删除/隐藏,如果视频没有几个的话可以直接删除,如果视频超过10个就先隐藏起来,过后慢慢删除,不要一下子全部删除就行!
6.如果账号收到系统评级通知被限流怎么办?
这个简单说就是系统的处罚通知,一般分为搬运视频、广告营销、负面信息、关键词违规等;抖音的初心是记录美好生活。
作为平台,抖音深感责任重大,一直致力于为用户提供积极、美好、绿色、健康的内容生态环境,坚决并持续打击低俗、低质等信息,并根据情况严重程度,相应给予审核不通过、删除违规内容、内容不推荐、后台警示、限制上传视频、永久封禁、报警等处理结果,绝不允许类似内容攫取用户的注意力。
比如,很多新手不懂得如何运营抖音,就把别人的作品下载下来,重新剪切剪辑加个滤镜又重新发布到抖音,就直接会被抖音处罚,收到系统评级通知搬运作品,这种情况下基本上你这个号就废了;但是如果你确实是自己制作的视频,比如自己从电影电视里剪辑片段并发布抖音,运气不好的作者一样会收到搬运评级通知,因为你要知道,抖音上电影片段剪辑的视频太多了,不处罚你就会处罚他,哪怕你们剪辑的作品一模一样也不行,一般处罚后你去申诉也是没有用的!
所以,这里我建议不要去模仿别人那样,剪辑一些电影,电视,综艺节目等发布,以免给自己造成不必要的损失。
不管是什么原因被系统通知处罚,你的作品会马上没有流量,不再进行推荐,对新发布的作品也是没有流量,除了现有的粉丝点进主页才可以看到,其他基本上刷不到你的视频!
7.如何增加个人抖音账号的权重?
抖音权重是个看不见摸不着的东西,只能从数据流量去分析,简单来说,一个权重高的账号,发视频就是发一个火一个,权重低的账号发一个死一个,就是没有播放量,那么如何提高自己账号的权重呢?
1对于老号很久没有登录了或新注册的账号,首先要完成所有资料设置,并设置密码完成绑定微信QQ等账号来提高完整度。
2给自己的账号充值30元抖币,每天看1个小时直播偶尔双击屏幕,随便发言几句并刷点小礼物,送主播1抖币的小礼物就行,送几个就行了不用太多,这样给抖音官方做点贡献。
3每天刷一下视频,点赞关注,评论区留言,如果你的评论内容被别人点赞或被评论,也会间接提高你账号的权重。
4账号进行实名认证,绑定今日头条,登录抖音可选头条登录。
5账号进行企业蓝V认证,企业号比个人号权重要高太多,作品内容要放宽很多,广告视频不受打压,发布作品系统还会助推流量!
8.如何更好的利用Dou+推广你的视频?
前面也说了Dou+是一个锦上添花的作品,并非任意推广作品,dou
+推广适用于个人宣传和商家推广,由于投放dou+还需要通过人工审核,所以对于作品的要求还是很高的。
个人或商家如何借助Dou+推广本地流量?
首先先拍好一个作品发布抖音,发布之后可以进行投放dou+推广,具体操作步骤如下:
自己可以给自己的作品上热门,也可以让别人给你帮上热门,打开作品,点击转发按钮(右边头像下边第三个图标)选择DOU+上热门/DOU+帮上热门,(如果打开后出现该视频不符合DOU+投放规范,请选择其他视频进行投放,就放弃,选择其他视频)然后选择定向版,期望提升选点赞评论,投放时间6小时,下边千万不要选择系统智能推荐,应该选择自定义定向推荐,性别年龄兴趣都不用管,在选择地域的位置要注意,不要选择全国,应该找到最后一个附近,打开附近当前位置,设置投放半径选择8km或10km,点击添加完成即可!
投放金额选择100就行了,注意投放DOU+的时间尽量选择下午17:
00之后进行效果最佳!
9.抖音短视频_基础热门教学
很多人总是抱怨说,为什么拍摄的视频一个推荐都没有,我们在拍摄抖音视频之前最好先养一段时间的号,操作很简单,像正常人一样去刷抖音就行了,每天刷几个小时,给喜欢的视频点赞、评论等。
如果你的抖音账号一周视频的播放量连100都不到,那么你的抖音账号很可能被系统识别为僵尸号了,这样的抖音号基本火不起来了,也千万不要去刷播放量,没有用的,这样只能死的更快。
建议注销账号重新开始!
如果你的抖音账号一周的播放量在100-500左右,那么你的抖音号是最低权重号,系统只会给你推荐最小的流量池,如果你半个月都还没有突破,先不要马上放弃至少这个账号是正常的。
可以尝试改变作品类型!
如果你的抖音号一周的播放量在1000-3000之间,你的账号为推荐号,这个时候你应该抓紧时间创作出更高质量的视频,或者通过其他方式提高视频的点赞和评论数,让系统给你推荐到更大的流量池。
下一个网红就是你!
总之呢,你就要让你的号播放量越来越多,不断积累……
清楚抖音的热门机制,不要盲目创作,要想你的抖音上热门,你先要了解它的推荐机制!
①去中心化机制,流量池规则、智能分发系统
抖音给每一个作品都会提供一个流量池,不管你是大号还是小号,作品质量如何,作品后续的传播效果,就取决于这个流量池里面的数据表现。
视频流量分发以附近和关注为主,再配合用户标签和内容标签智能分发,如果视频的完播率高、互动率高,那么这个视频就有机会获得更多的推荐流量。
抖音的去中心化让每一个人的作品都雨露均沾,流量池规则层层递进推荐,和抖音的智能分发系统造就了抖音很多人网红一夜爆红的机会,抖音在流量池表现体现在内容的点赞量、评论数、转发量和完播率,这四个数据指标上去了,系统就会推荐到更大的流量池,获得更多的播放量,如果说运营技术上,操作的也就是这4个点了。
②叠加推荐
所谓的叠加算法是指新视频智能分发100W左右的播放量,如果转发达到多少、评论、点赞达到多少,关注达到多少,系统算法就会判断为受欢迎的内容,自动给内容加权,叠加推荐给你10000W的播放量,同理如果在这个阶段你的转发、评论、关注等又达到了一个新的高度,系统又会跟推荐更多的流量。
看到这里你明白了,那些一夜几百万播放量的抖音主其实很多时候,自己也不知道自己怎么就莫名其妙的火了,其实这都是抖音大数据算法的加权所致。
叠加推荐是以内容的综合权重来评估考量的,综合权重的核心指标有:
完播率、点赞量、评论数、转发量,并且每个阶梯段的权重各有差异,当达到一定的量级时,作品的推荐机制将会是大数据算法和人工推荐结合一起推荐。
③时间效应规则
还有一种情况,我们发现视频发布后,好久都没火,过了几天、一周、甚至是几个月,这个视频突然就火了,这个也是抖音算法里面很有意思的一个机制,叫做挖坟,带火一些优质的老视频。
很多视频一开始没火,可能后面被系统重新挖出了推荐后,莫名其妙就火了起来。
所以,内容为王,持续输出!
下面说一下抖音变现的几个渠道:
直播刷礼,直播带货,视频带货,星图,接广告,商品橱窗,抖音小店,商城小程序,引流微信卖货等!
最后,此教学由本人玩抖音
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