分支机构销售费用管理办法.docx
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分支机构销售费用管理办法.docx
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分支机构销售费用管理办法
分支机构销售费用
管理办法
说明:
本制度适用于分支机构各项销售费用的管理(含客服行政办公费、固定电话费、仓库水电费),包括费用预算、标准、申报、核销等。
本制度不包含分支机构市场费用及客服物流仓储费用的管理要求,市场费用的管理以市场部制订的《区域市场费用管理办法》执行,客服物流仓储费用的管理以客服部制订的相关制度执行。
编制:
唐晓燕 审核:
批准:
会审部门
人力部
财务部
客服部
市场部
审计部
会审签字
文件编号
SD-001
版本
3.0
总页数
11页
生效日
2012-01-01
发放部门
各分支机构、人力部、财务部、市场部、客服部
开放程度
公开
版本
变更内容概要描述
发起部门
发行日期
2.0
分支机构销售费用管理办法
销售部
2011年4月1日
3.0
修订明细
1、分公司搬迁需优先行政区内搬迁。
2、驻地交通费核算由“扣除出差和病/事假休假天数”变更为“扣除出差和除国家法定节假日外休假的天数”。
3、增加私车公用费用管理内容。
4、增加销售会议费用管理内容。
5、更新分支机构费用报销标准。
6、更新分支机构办公设施购置标准。
销售部
2012年1月1日
变更记录
1、目的
加强分支机构人员的预算、成本及计划控制意识,建立合理的费用管理机制,使分支机构合理、高效的使用费用。
2、适用范围
本制度适用于分支机构各项销售费用的管理(含客服行政办公费、固定电话费、仓库水电费),包括费用预算、标准、申报、核销等。
本制度不包含分支机构市场费用及客服物流仓储费用的管理要求,市场费用的管理以市场部制订的《区域市场费用管理办法》执行,客服物流仓储费用的管理以客服部制订的相关制度执行。
3、职责
3.1销售部:
负责销售费用整体预算的制订及执行过程的管理监督。
3.2财务部:
负责对销售费用预算及执行进行核销及监督。
4、定义
4.1员工工资条所示的房补、餐补、交补、全勤奖为公司薪酬福利的一部分,依据公司人力资源部相关福利标准随工资发放给每位员工。
分支机构人员出差不影响餐补的发放;因业务而产生的驻地交通费不影响交补的发放。
4.2本管理办法所指分支机构负责人是指经公司正式发文的大区经理、分公司/办事处经理、办事处主任;联络处的管理由上级经理/主任负责。
5、销售费用预算管理及备用金管理要求
5.1销售费用的管理实行“预算先行、计划控制”的原则。
由各分支机构提报、销售部评审、经总裁审批签发的《年度费用预算》将作为对各分支机构费用管理及考核的唯一标准。
5.2各分支机构每月的资金预算依照《年度费用预算》进行分解,公司将依据年度预算进行总体费用控制及资金划拔。
各分支机构每月25日前须提报下一月度的《资金预算表》,交相关授权人进行审批。
5.3个人备用金管理要求按照财务部制订的《员工备用金管理制度》执行。
6、销售费用管理原则
6.1费用报销真实及合理性原则
6.1.1费用报销内容真实,报销票据分类汇总,并填写规范,报销单据不可涂改。
6.1.2报销发票真实,并符合财务报销要求。
6.1.3报销单据须分类粘贴,并呈阶梯状。
单据勿用订书针装订。
6.2费用及时报销原则
6.2.1分支机构需在每月15日前将机构内上月发生的销售费用的有效单据提供给负责费用报销的人员。
费用发生期间与票据能够取得的期间不一致的,以票据取得期间核报相关费用。
未能按规定时间提供报销单据,而造成的报销时间延迟及影响下一月度的费用发放的后果将由直接责任人承担。
6.2.2分支机构当月发生的所有销售费用,须在次月月度时间内完成全部报销工作;如当月有超标费用或者特殊情况无法正常报销处理的,须在次月月度时间内提供未报销的费用清单、超标费用的报销申请、理由说明,否则将在标准内予以核销,逾期公司有权不再受理(如1月份发生的销售费用,须在2月份完成全部报销工作;如有超标费用无法在2月份完成报销工作,须在2月份提供超标费用的清单、报销申请及理由说明)。
未按时限完成报销、且没有提供未报销清单的销售费用,逾期公司有权不再受理,相关责任由负责人承担。
6.2.3报销人员未在最后时限内提交报销单据的、或者未在最后时限内提交超标费用报销申请的,如申请公司给予逾期特殊处理,则须说明延迟报销原因,同时,自超过提交时限起给予报销人员10元/一天的延迟处罚。
6.3足额预提原则
6.3.1为保证损益信息真实、完整,对于已发生未报销的费用,经办人应在每月2日之前完整提报给分支财务人员,以便财务人员预提入账。
6.4分支机构负责人报销单据签批授权原则
6.4.1大区经理的月度费用报销单以《分支机构负责人月度报销汇总表》方式将经分公司财务复核过的扫描件发给总部销售部,经销售部负责人签批核销。
报销时效同上。
6.4.2分公司/办事处经理/主任的月度费用报销单以《分支机构负责人月度报销汇总表》方式将经分公司财务复核过的扫描件发给大区经理,经大区经理签批核销。
报销时效同上。
7、销售费用管理流程及权限
7.1分支机构负责人对所属人员销售费用在标准内有审批权,对于不合理费用不予报销,对超出费用标准之款项有权不予报销。
7.2分支机构销售费用标准及差旅费用标准见《2012年分支机构销售费用报销标准》,分支机构所有人员均按该标准执行,其中,间接业务人员按照对应职级匹配的直接业务人员岗位标准执行,如有异议,以大区经理确认的报销标准层级为准。
7.3分支机构财务人员对所属人员相关费用报销拥有复核权,对于不合理、超出费用标准及超出相关人员授权范围之款项有权不予报销。
如发生对公司规定存在理解上的差异而产生分歧时,由分支机构财务人员提报《签呈》财务部和销售部批示解决。
7.4所有超标费用按照授权逐层审批。
超出相关人员授权范围、或按费用管理规定需要上报上级部门审批的费用,须以《签呈》方式报销售部经有效授权人批准。
7.5分支机构财务人员特别费用(指未包含在本规定允许支出范围内费用)提报总部财务部批准。
8、重点费用管理及核销办法
8.1办公租赁、物业水电费管理及费用核销办法
8.1.1分公司、办事处、联络处的开设以经有效授权人签批的年度分支机构设置为执行依据,其中需要租赁办公场所的,由销售部根据年度机构设置统一规划,报总裁审批后执行。
8.1.2租赁办公场所搬迁及续租的流程及权限按照人力部制订的《办公场所搬迁管理办法》执行。
分公司注册地如跨行政区调整,将会对应变更工商及税务管辖区,对分公司税务工作带来不便,故分公司搬迁必须优先选择在同一行政区内。
8.1.3办公场所的设施购置标准按照《分支机构办公场所设施费用标准表》的相关规定执行,按照人力部制定的《固定资产及低值易耗品管理程序》执行,在OA系统上申请。
8.1.4公司不提供员工宿舍,统一按标准在工资中发放房补。
办事处/联络处由于员工人数较少,在租赁办公场所时应兼顾住宿需要,尽量将员工住宿与办公场所统一。
入住公司租赁办公场所/房屋的员工取消房补。
员工宿舍物业管理费、水电费等费用公司不予报销,由员工个人承担。
8.1.5联络处机构的管理实行“本地化”原则,以招聘本地员工为主要方式,以有效的节约费用,提高工作效率。
联络处原则上公司不租赁办公场所。
8.1.6租赁押金条与租赁合同一起保存在分公司财务,押金条应保存在分支机构会计凭证后作为附件在退租时须同时处理,因延误处理等人为过失造成的损失将由直接责任人承担。
8.1.7负责保管租赁合同和押金条的财务人员调动、离职时,须进行租赁合同和租赁押金条的移交,移交后责任由接任人负责。
8.1.8租赁费直接打入出租方账户,出租方账户须有正式文件在财务备案(须有加盖出租方公章或者财务章的原件,出租方如为个人,则须有个人签字原件)。
租赁费不允许打给公司员工。
8.1.9办公室管理费及电梯费:
分支机构办公场所的管理费及电梯费,按照租赁合同或物业公司管理规定实报实销。
8.1.10办公室水电费等:
分支机构(含仓库)办公场所发生的除租赁费、物业管理费及电梯费以外的其他与该场所有关的各项费用,在标准范围内凭票报销。
分支仓库的水电费用计入客服系统,不计入销售系统。
8.2行政办公费管理及费用核销办法
8.2.1行政办公费包括:
分支机构日常办公所需用品、采购或领用办公用品、复印、打字、传真、邮寄、饮水、电脑打印耗材、购买资料费、清洁用品、咖啡、茶叶(咖啡、茶叶须是待客所需)等全部费用。
8.2.2分支客服的行政办公费用不需分摊,计入销售系统。
财务购买银行进账单、购买支票、银行手续费等费用计入财务费用,不计入行政办公费用项目。
办公场所租赁相关水电煤气及仓库经费不在此列。
8.2.3行政办公费中邮寄、饮水、复印机租赁、电脑打印耗材、发货单专用打印纸、财务凭证专用打印纸、购买税票的费用不计入费用标准的考核范围以内,其余所有项目(日常办公所需用品、采购或领用办公用品、购买资料费、清洁用品、咖啡、茶叶等)需每月在费用标准范围内实报实销;行政办公费用须凭正式发票核报;购买用品,须有带金额的明细清单(供应商开具的),否则财务有权不予报销。
行政办公费由各分支机构负责人根据总额进行合理分配。
集中采办的行政办公项目所产生的费用,按照使用期间分摊后计入标准。
8.2.4分支机构负责人须指定专人负责行政办公费用的购置、报销及日常管理,对于个人使用的办公用品,须明确规定月度使用量,购买或者领用个人办公用品需填写《办公用品月需求计划申请表》。
8.2.5办公用低值易耗品,包括未达到固定资产标准,在费用中列支的办公桌椅、文件柜、电话机、饮水机、电脑辅助设备、电脑维修及维护费用等,须按照人力部制定的《固定资产及低值易耗品管理程序》执行,在OA系统上申请,经相关授权人审批后才可以购置和维护。
8.3办公固定电话费管理及费用核销办法
8.3.1分支机构(含客服)固定电话费用每月在标准范围内凭票实报实销,如运营商只能提供定额发票,则可以以固定发票形式报销。
如为预交话费,则预交部分由公司垫付,但不能预交超过3个月以上(含3个月)的话费,如超过此期间,须报销售部审批后方可预付。
预交话费,须以实际发生的话费报销。
分支客服的固定电话费用计入客服系统,不计入销售系统。
8.3.2分支机构的网络使用费单独据实报实销,不占用分支机构固定电话费报销标准。
8.3.3分支机构的固定电话根据区域构成人数及业务数量需要进行配置,配置固定电话数量由各分支机构提报,经分公司经理审批后执行。
8.3.4分支机构负责人需要本着有效管理和节约综合成本的原则,选择适合的电信服务商,实行办公室固定电话及IP服务专人负责、专人管理的制度。
未指定专人管理而造成的使用不当和浪费,由分支机构负责人承担损失。
8.3.5固定电话费每月结算一次,不能数月累计报销,同时须将每月话费清单保留备查(有财务的分支机构由出纳负责存档,没有财务的由分支机构负责人指定专人负责存档);如申请报销超标的固定电话费用,须以存档的话费清单明细作为判断依据。
8.3.6固定电话使用人员在通话时应简洁明了,问题或内容较多时尽量用传真、E-mail、BQQ等方式联络。
8.3.7固定电话不得作为私人通话用途,私人电话一律由个人承担。
8.3.8月度固定电话费用超标,由分公司/办事处负责人承担超标部分的50%。
年度累计发生额在累计标准以内的,退还分支机构负责人个人承担部分;超过年度累计标准的,由分支机构负责人承担年度超标部分的50%。
8.3.9如固定电话费用标准确实无法满足业务需要,分支机构负责人须提报修改标准的理由及建议标准,新标准未审批之前,按照原定标准及报销管理规定执行。
8.4移动电话费管理及费用核销办法
8.4.1享受移动电话费报销的人员在标准范围内凭有效发票实报实销。
如为预交话费,则以实际发生的移动话费报销,预交部分由个人垫付。
8.4.2分支机构负责人需要本着有效管理和节约综合成本的原则,要求享受移动话费报销的人员采用适合的服务商。
8.4.3为方便工作联系,所有报销移动电话费用或享有通讯补贴人员手机须每天8:
00—22:
00保持开机,以方便业务联络。
在要求开机的时间内,如手机关机、停机、拒接或开机时间内打不通,每次扣罚50元,3次以上取消本月电话费报销。
8.4.4移动电话费用核销的发票抬头需符合当地税务局的管理要求,要求以分公司抬头作为核销发票抬头要求的由分公司在每月报销标准内统一办理代扣代缴,超标部分由个人承担。
对于不能够办理或不需要办理统一代缴费用的分支机构须提出书面申请,经财务总监审批同意后方可报销或直接将移动手机费用按个人标准在工资中发放。
8.4.5移动电话费用可以以定额发票报销,但仅限于只提供定额发票的运营服务。
分支机构负责人对定额发票的报销负有管理责任,财务审核此类发票时,需要核查运营服务约定的发票是否是定额发票。
如有弄虚作假行为,则扣罚使用人月度移动电话费用标准的三倍金额,并对分支机构负责人处以通报批评。
8.4.6同一人如使用两个报销话费的移动电话号码,须报销售部审批后方予以报销;但更换号码造成的交叉不受此条件限制,更换号码的交叉时间不得超过2个月(含2个月)。
8.4.7移动电话费用超标不予报销,由个人承担。
8.5移动办公设备管理及费用核销办法
8.5.1移动办公设备指由公司配备的笔记本及上网本。
8.5.2移动办公设备的配置岗位由销售部提报,经总裁审批后执行。
如人员异动,已经配置的移动办公设备按内部调拨程序办理。
8.5.3移动办公设备上网费用按照标准定额核报。
无线上网资费标准:
大区经理、分公司经理、办事处经理/主任及分支副经理级以上(含)人员无线上网办公补贴80元/月,其它人员为50元/月。
超额部分的资费个人承担。
资费选择年度套餐的,在规定额度内按照总额一次性报销(报销额度=月度资费标准*12个月);核报从无线上网服务开通时间起算。
8.6驻地交通费管理及费用核销办法
8.6.1驻地交通费为办事人员在本地办公期间外出拜访客户或开展业务时发生的市区内交通费用,在费用标准范围内凭票实报实销。
驻地交通费与公司人力资源部颁布的相关福利标准不发生冲突。
业务主任及主管级别以下人员在市区内一般只可乘坐公交车或巴士车,特殊情况下在征得分支机构负责人同意后可乘坐的士。
8.6.2驻地交通费报销票据中,市内公交车/巴士/的士票据原则上不允许连号(如连号,需要注明原因),公司有权对未注明原因或原因不合理的连号票据不予报销。
8.6.3非业务类人员驻地交通费用,按公出出行所需实报实销。
8.6.4业务人员的驻地交通费在费用标准内,按实际在驻地天数核算驻地交通费(即扣除出差和除国家法定节假日外休假的天数核算),凭票实报实销。
核算范例:
如某办事处主任12月份出差6天、请病假2天,则当月驻地交通费用可报销=月标准400元/当月天数31天*当月可报销核算天数(31天-出差6天-请病假2天)=297元
8.6.5业务人员、经常公出的非业务人员驻地交通费用可以以公交卡充值时的定额发票报销,其中,业务人员不得超过报销标准,间接业务人员不得超过公出出行所需的合理额度。
8.7出差管理、外出郊县业务管理及费用核销办法
分支人员出差管理规定按照人力部颁发的《员工差旅管理办法》执行。
费用报销标准按销售部签发的《2012年分支机构费用报销标准》执行。
8.8人员定岗、调岗费用核销时间的规定
8.8.1人员定岗及调岗时,给予7天时间(包括工作日及节假日)在驻地寻找固定住宿地点,7天内以出差方式管理及核销相关费用,超过7天的以驻地进行管理及核销相关费用。
说明:
上述时间内无出差补助。
8.8.2对于跨区域管理的人员,以核心办公地点为驻地,另一地按照出差进行管理及核销相关费用。
说明:
兼职不同区域的,在另一地的出差期间内有出差补助。
8.9业务关系费管理及费用核销办法
8.9.1业务关系费属分支机构集体所有,由分支机构负责人根据实际业务需要进行安排,在标准范围内凭票实报实销。
非分支机构负责人,原则上不得启用业务关系费,如启用,须征得分支机构负责人同意,但整个机构费用总额不得超过报销标准。
8.9.2业务关系费报销时需在报销单上注明:
日期、招待原因、被招待人姓名,否则不予报销。
8.9.3传统渠道和KA渠道客户的业务关系费标准单列,分别在标准内报销。
8.9.4其它非销售管理项目需要使用业务费时,需报归口负责部门负责人审批(如税务报财务负责人审批;工商等政府机关报人力部负责人审批)后方可使用,经报批的项目业务费不纳入分公司业务关系费预算额度。
8.9.5业务关系费的使用以节约为原则,严禁弄虚作假。
由公司审计部门进行稽查,一经发现,将对各分支机构负责人进行严厉处罚。
8.9.6客户客情费用包含客户开业、店庆、婚丧、探病等费用,在有效授权人权限内审批报销,店庆费用报销时需附上照片。
客情费计入业务关系费中,但不占用业务关系费标准。
8.10行政车辆费用管理及费用核销办法
8.10.1行政车辆费用定义:
行政车辆费用指公司给机构负责人配备的自购车辆所发生的各项费用,不包括自购货车的费用。
8.10.2行政车辆费用以必要开支项目发生的实际费用实报实销。
必要项目包括加油、停车、洗车、过路过桥、保险(须附明细表)、检修和定期保养(须附明细表)等,车内装饰、香水等不属于必要开支的项目,汽车导航仪按照人力部制定的《固定资产及低值易耗品管理程序》执行,在OA系统上申请。
8.10.3行政车辆费用中加油费的核报,须在每月核报时注明当月汽车起始公里数(月度注明一次起始里程数,不必注明每次加油的起始里程数,未注明起始里程数的不予报销)。
8.10.4公司配备行政车辆的机构负责人,不再报销驻地交通费,当地有限号行驶规定的,按照限行天数计算的对应标准核报分支交通费用。
8.10.5不提倡员工个人购置车辆在工作中使用,如确实因工作时效而有使用需要的,按以下方式管理及核销:
8.10.5.1机构负责人可市内及出差使用,其中,出差期间过路过桥费用实报实销,市内及出差加油费及停车洗车费按照月度标准定额核报,核报标准按机构所在年度考核规模设置,如下表:
机构年度考核规模
1000万以内(含)
2000万以内(含)
4000万以内(含)
4000万以上
月度核报定额
800元/月
1500元/月
2000元/月
2500元/月
8.10.5.2非机构负责人可市内使用,在职级月度市内交通费用标准内以加油费或停车费核报;出差需乘坐公共交通工具。
8.10.5.3按照个人车辆因公使用方式报销的员工,原出差期间市内交通费(限机构负责人)及市内交通费用将不再核报。
按此方式核报的员工明细须备案至销管科。
8.10.5.4个人车辆的检修及保养、保险等费用由员工个人承担。
8.10.5.5员工个人车辆加油费须开具所在分公司抬头的加油发票核报,核销时不需注明起始里程数。
8.11商场费用管理及费用核销办法
8.11.1定义:
指各大卖场(含总部KA客户及分支机构开发的当地商超客户)所发生的返佣、仓储物流费、节庆费、促销费、进场费及其他与大卖场有关的费用。
8.11.2商场费用按合同条款或双方临时签订协议,凭各卖场出具的正规费用票据报销。
如属合同外费用,应提供相关授权人签批文件。
8.11.3财务审核及支付商场费用时,要注意区分该费用是客户已账扣货款,还是需我方转账支付。
8.12销售会议费用管理及费用核销办法
8.12.1分支机构由于业务需要,组织机构内人员召开专项会议而产生的费用。
按照会议召集人和会议规模的不同,分为大区销售会议、分公司销售会议。
销售会议的参会人数须达到所在机构业务人员总人数的50%以上。
8.12.2销售会议的召开需提前在OA中提报《签呈》申请,须注明召开时间、参会人员、会议费用分项目的预算。
原则上,分公司级别会议不应少于每季度一次,大区级别会议不应少于每半年度一次。
8.12.3销售会议期间统一安排食宿,取消会议期间参会人员的出差补助。
会议结束后三天内,需提交会议纪要至销售部。
8.13专项费用管理及费用核销办法
8.13.1定义:
指在规定/报销标准/权限表中均未列明,但根据工作需要须发生的费用项目。
8.13.2专项费用的管理必须预先申请。
8.13.3专项费用的管理及核销流程:
各分支机构负责人须将专项费用向销售部提报申请,经有效授权人审批后执行。
相关人员在项目启用前须将审批的项目费用预算报财务备案。
财务人员须依据批准的费用预算及有效单据报销此项费用。
9、本管理办法的最终解释权归销售部
10、附件
10.1《2012年分支机构销售费用报销标准》
10.2《分支机构办公场所设施费用标准表》
10.3《分支机构负责人月度报销汇总表》
10.4《办公用品月需求计划申请表》
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