秘书实务 教案.docx
- 文档编号:9979443
- 上传时间:2023-05-22
- 格式:DOCX
- 页数:151
- 大小:185.40KB
秘书实务 教案.docx
《秘书实务 教案.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《秘书实务 教案.docx(151页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
秘书实务教案
秘书实务
李伟
●第一讲 绪论
●第二讲 秘书素质与可持续发展
●第三讲 秘书素质
●第四讲 秘书的晋升与发展
●第五讲 秘书职业道德与行为规范
●第六讲 秘书行为规范
●第七讲 综合实训与作业
●第八讲 秘书工作环境
●第九讲秘书工作的中观环境和微观环境
●第十讲秘书的日常事务工作
(一)
●第十一讲秘书的日常事务工作
(一)
●第十二讲秘书日常事务工作
(二)
●第十三讲秘书日常事务工作
(二)
●第十四讲 秘书日常事务工作(三)
●第十五讲 协调工作
●第十六讲 材料阅读与技能训练
●第十七讲 接待工作
●第十八讲 接待工作技能训练
●第十八讲 信息工作
●第十九讲 调查研究
●第二十讲 综合技能训练
●第二十一讲 信访和值班工作
●第二十二讲 会务工作概述
●第二十三讲 会议的组织
●第二十四讲 会议组织的资料阅读和技能训练
●第二十五讲 会议的管理
●第二十六讲 秘书的办文工作
●第二十七讲 技能训练
第一章 绪论
教学目的和要求:
掌握秘书的定义和分类
了解秘书学的产生和研究对象
理解秘书学的特征与研究方法
教学重点和难点:
秘书的含义、分类和层次,秘书学课程概述
教学方法:
讲授法、启发法
教学课时:
两课时
一、秘书的定义
1、“秘书”的出处
(1)《汉书·刘向传》:
“诏向领校中五经秘书,讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技,无所不究。
”
(2)《晋书·荀勋传》:
“得汲冢中古文竹书,诏勋撰次之,以为中经,列在秘书。
”
(3)《后汉书·郑玄传》:
(郑玄)“遂博稽六艺,粗览传记,时睹秘书纬术之奥”。
2、狭义秘书定义
专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。
3、广义秘书定义
位居领导人身边或领导机构中枢,从事办公室事务,办理文书,联系各方,保证领导工作正常运转,直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手”。
据此,在我国,秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称,也可以是受雇于私人的职业。
秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办公、办会、办事,主要职责是辅助管理、综合服务。
二、秘书的分类
1、秘书的纵向分类
中国:
(1)初级秘书
(2)中级秘书
(3)高级秘书
日本:
(1)见习秘书
(2)初级秘书
(3)中级秘书
(4)高级秘书
美国:
(1)LS-1级、LS-2级、LS-3级、LS-4级
(2)LR-一级秘书、LR-2级秘书
2、秘书的横向分类
(1)商务秘书
(2)教学秘书
(3)司法秘书
(4)医务秘书
(5)政务秘书
……
三、秘书学的产生、研究对象及其性质
1、秘书学的产生
秘书作为古老的职业门类,在我国有着悠久的发展历史,但秘书学作为一门科学,是80年代以后才在我国兴起,大致经历了以下几个阶段。
(1)现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段。
(2)秘书职业化阶段。
(3)秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段。
(4)秘书学形成的阶段。
80年代初出现秘书学理论研究的热潮,主要标志:
(1)秘书教育大发展
初步形成了我国多层次,多渠道,多形式的秘书人才培养的网络。
(2)秘书工作组织的成立
从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。
(3)秘书刊物的出版发行
中共中央办公厅《秘书工作》
上海大学:
《秘书》
2、秘书学的研究对象
关于秘书学的研究对象,至今大致有以下几种说法
(1)“秘书工作”说:
“以秘书工作为研究对象,是研究秘书工作的产生、发展、
特点、任务、原则和方法的巧新科学。
(2)“辅助管理说”:
概括地说,秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门
科学。
(3)“对象多元说”:
概括说,秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。
(4)秘书活动说:
即学科对象,应为秘书活动
所谓活动,就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为。
秘书活动的基本要素:
秘书人员——主体
秘书工作——客体,是载体要素。
秘书活动只有依托和通过秘书工作,才能显示出自身的存在价值。
秘书方法——中介要素,包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。
领导意图——潜在要素,是秘书活动的准绳和尺度。
衡量某项秘书活动是否有效,往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。
秘书环境——外在因素,包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境;机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。
三、秘书学的特征与研究方法
1、秘书学的性质和特征
性质:
秘书学是一门研究秘书活动及其规律的综合学科。
特征:
(1)知识的综合性
(2)理论的应用性
(3)学科的群体性
2、秘书学的研究方法
(1)理论联系实际
(2)运用比较的方法
(3)注重对其他学科尤其是相关学科的研究
(4)高校教师与秘书工作者合作
第二章秘书素质与可持续发展
教学目的和要求:
掌握秘书任职的资格与条件
懂得如何准备应聘材料
了解秘书应聘的方式与技巧
理解秘书在试用期内的工作要求
教学重点和难点:
秘书的任职资格和条件,秘书应聘技巧和方法
教学方法:
讲授法、启发法、案例法
教学课时:
两课时
一、秘书的任职资格与条件
1、通过具体的例子让学生了解秘书的任职资格与条件
例1:
诚 聘
三盛集团是一家跨区域、多元化的集团公司,投资涉及塑料、化工制造、金融、房地产等多个领域。
目前在福州已成功开发有“三盛·果岭生活”、“三盛·巴厘岛”、“丽景天成”等地产项目,并有50万M2的地产储备项目正在陆续开发。
现因业务发展迅速,诚邀英才加盟。
本公司提供富有竞争力的薪酬福利待遇。
1、秘书
本科学历,中文、工商管理或房地产经营管理专业,形象气质佳,综合素质较高;有二年以上大型房地产开发企业相关工作经验,熟悉办公软件。
例2:
工学院招聘启事
因工作需要,北京大学工学院拟公开招聘教学秘书一名,负责工学院本科生、研究生教学
管理的具体事务及相关事宜。
试用期6个月,试用合格后按北京大学聘用人员有关规定办理。
工学院的情况可参见:
一.招聘条件:
1、本科或以上学历,贯彻执行党的路线、方针和政策;
2、有较强的中英文口头和书面交流能力,英语达到六级水平;
3、具有较好的沟通协调能力和应变能力;
4、工作态度认真,责任心强,能较好地与人相处共事,并有吃苦耐劳精神;
5、具有计算机操作基础知识,熟练掌握Office系统和相关办公网络系统;
6、身体健康;
7、具有北京市户口。
二.报名办法:
1、需提交申请人个人简历
个人简历请发送电子邮件至:
liuwen@;
2、初选合格者将通知面试,应聘材料恕不退还
面试时请带上毕业证书、学位证书及其他相关材料(培训经历、获奖证书等)原件;
3、报名截止日期:
2005年10月9日。
北京大学工学院
2005年9月26日
例3:
宝洁公司招聘
宝洁公司时世界上著名的日用消费品制造和营销公司之一,北京宝洁公司
正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员。
经人事部全国人才流动中心批准,现
诚聘以下人员:
研究开发部秘书3人
MainResponsibilities:
ProvidesecretarialadministrativesupporttotheP&GDepartmenttofacilitateits
developmentofnewproductsandtechnologies.Workwillincludesecretarialduties(travel
andmeetingarrangements,typing,filingect.)actingasakeycommonicationfacilitatorfor
regionalandglobalP&Gcolleaguesandmayincludemanagementofindependentadministrative
projectsforthedepartment.
Requirements:
1.collegegraduateorvocationalschoolgraduate
2.1-2yearsecretarial
3.GoodcommunicationskillincludingfluencyinEnglish&Mandarin.
4.HavegoodcomputerskillsincludingWordandExcel,etc.
……
2、通过具体的用人信息,得出结论
(1)用人单位对“硬件”毫不含糊。
在需方人才市场上,招聘单位对求职者的年龄、
生理条件、学历、专业技术水平等硬指标要求相当严格。
对秘书比较传统的三项要求
是文笔、英语和现代办公设备的使用能力,这些要求近年已经逐步量化为硬件。
(2)软件条件绵里藏针。
所谓“软件”,是由那些“良好的”“熟练的”、“Good""fluency"
"Energetic""effectively"等等词汇来体现的,二这可以说是高难标准。
(3)“第二专业”不可或缺。
几乎所有的招聘启事都先介绍自己的业务范围,
这是在告诉谋职的秘书本单位所需要的专业知识和技能。
“有相关专业工作经验者
优先考虑”的声名,表现了招聘单位对应聘秘书的专业工作经验越来越重视。
(4)“硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求,所以标准比较清晰。
比如身高、
学历、英语级别等。
“软件”作为共性的要求反而模糊,像人际关系、综合素质、气质
人品等。
(5)近年来,招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、归属感的诉求,逐步
向对物质待遇、经济实惠和机会的诉求转变的趋势。
二、秘书的应聘
1、准备相关的应聘材料
(!
)学历证明:
毕业证书、学位证书
(2)求职申请:
即自荐书
(3)推荐信:
这要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定,一般涉外企业机构比较
重视推荐信,或许还有印好固定格式的推荐信表,需要一至两份。
(4)履历材料:
可以视表格,也可以是文章材料
(5)求职申请表:
有的招聘单位印制了此表,要求应聘者事先填写,以简捷明确地了解
欲知情况。
(6)身份证、工作证、求职证等必要证件
(7)相关证明:
如技术等级证书、英语和计算机等级证书、其他职业准入书、驾驶执照等。
幻灯片16
2、应聘的预约
(1)要明确联系目的,弄清楚招聘启事上没有写明、而你又想知道,以决定自己是否应试
的问题。
如果是电话预约,要表示出感兴趣、愿意一试的态度,不要犹豫或吞吞吐吐。
(2)事先要想好关于自己学历、工作经历等问题的简要回答,对方没有问及,你不必说。
如果问到,要简单明了,对答从容。
(3)也许你感觉谈话十分成功,即便如此,对方不问,你也不必非让对方知道你是谁。
询问
情况的人不止一二,对方不可能一一记住,你也不必显得过分渴望这份工作。
(4)根据电话中随时记下公司的情况,以及在电话中感觉到的公司人员的素质水平,
通盘考虑是否进一步应试。
3、面试的技巧
(1)态度自然放松
(2)穿着适合那份工作的服装
(3)以你最好的一张脸前往
(4)不要带那些叮叮当当作响的道具
(5)走进去时保持站立的姿势
(6)把主试官当成一个朋友
(7)让主试官感到自在
(8)倾听并且发问
(9)对自己充满信心
(10)注意你的第一印象
三、秘书在试用期内的工作注意事项
(1)如果有些你关心的问题,在面试中你没好意思问清楚,在试用前,必须向有关人员
询问。
比如你的报酬(试工期和录用期的)、待遇、具体的工作部门和工作内容等。
(2)详细了解单位有关的规章制度和纪律要求,不要等自己因为不了解而违犯了某项
制度再由领导来申明。
(3)坦率的向直接领导讲明自己必须说明的情况,以免出现问题,造成误解。
(4)尽快进入角色,尽早熟悉工作,尽量减少因为自己生疏和不熟练造成的工作不顺利。
(5)新来的秘书常是在工作环境中被人注视的目标,一定保持沉稳,避免热情过度,做事
适可而止,注意观察体会工作环境和氛围。
(6)试用应当说是对双方而言的。
所以在试用中还要仔细品味自己是否适合这份工作,对
自己来说,这个供职单位是否有发展前途;这份工作是否有发展前途。
(7)适当的时候,向自己的直接领导表达自己对这份工作的满意,表明自己希
望被录用的意愿。
如果你不是这样的感觉,就更要及时表示。
秘书素质
教学目的和要求:
了解秘书的性格特征和思维类型,熟悉秘书的气质,掌握秘书的创造性思维
掌握秘书修养、职业道德和能力要求的相关知识教学重点和难点秘书修养和职业道德、能力.
教学方法:
讲授法、启发法
教学课时:
两课时
教学内容:
一、秘书的气质、性格思维类型及心理
1、秘书的气质
(1)气质概念内涵
指一个人心理活动的稳定的典型的动力特征。
具体表现为人的活动的速度、
强度、持久性、灵活性、指向性。
(2)气质的特点
遗传性、稳定性、可变性、外显性、差异性。
(3)气质分类法
A、我国古代根据五行分类法把气质分为金、木、水、火、土等五种类型,各有其
特点。
B、巴甫洛夫高级神经系统活动理论把人的气质分为冲动型、活泼型、安静型、抑
制型四种类型。
C、希波克拉特的“体液说”把人的气质分为胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质四
种类型,并对几种类型的动力特征作了分析。
(4)哪种气质适宜从事秘书工作
A、我国古代根据五行分类法把气质分为金、木、水、火、土等五种类型,各有其
特点。
B、巴甫洛夫高级神经系统活动理论把人的气质分为冲动型、活泼型、安静型、抑
制型四种类型。
C、希波克拉特的“体液说”把人的气质分为胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质四
种类型,并对几种类型的动力特征作了分析。
(4)哪种气质适宜从事秘书工作
2、秘书的性格
(1)性格类型的划分
从心理机能类型划分为理智型、情绪型、意志型
从心理表现方向性划分为内向型、外向型
(2)性格形成的影响因素
A、遗传因素、生理因素是前提条件
B、后天的社会实践是决定性条件
(3)性格分野理论
性格有优劣之分,常常以鲜明的对比形式表现,如:
自信 与 自负
自尊 与 自卑
谦虚 与 骄傲
坦荡 与 狭隘
幽默 与 刻板
秘书应对性格分野理论把握,了解优良性格的特质和表现,培养优良的性格,摈弃不良的性格。
4.秘书的性格健康标准
A.现实态度
B.独立性
C.关爱他人的能力
D.情绪的控制能力
E.有长远打算
F休息
G对他人的宽容和谅解
H不断学习和培养情趣
3、秘书的思维类型
(1)发散性思维与聚敛性思维
(2)单一化思维和多样化思维
(3)后馈思维与超前思维
(4)横向思维和纵向思维
(5)定性思维和定量思维
(6)求同思维与求异思维
4、秘书的心理
(1)秘书的心理特点:
甘于默默无闻、乐观谦和积极向上
(2)秘书获得心理健康的方法
A.要树立正确的人生观:
只有树立了正确的人生观,才能正确对待工作与生活中出现的各种矛盾、
困难和挫折,对外界环境产生适当的行为反应,保持良好的心理状态。
B、要确定适度的抱负水准:
要在充分认识自己的基础上,将自己的抱负与所从事的工作结合起来,力
求在完成工作目标的过程中去实现自己的理想抱负。
C、要创造良好的人际环境:
只有清醒认识到自己的人际关系状况,形成正确的自我意识,宽容待人,乐
于合作,才能创造良好的人际关系环境,促进心理的健康发展。
D、要及时调整不良心理:
要自觉调整和克服不良心理因素的影响,形成正确适度的行为反应,维护心
理健康。
E、要参加各种有益活动:
积极参加有益的文体活动,对克服不良心理,维护身心健康大有好处。
二、秘书的职业道德和能力
1、秘书的职业道德
(1)言德。
能直陈己见,实话实说,而且言之有物,言之有据,言之有理,
言而有信;不搞言之无物,言过其实和阿谀奉承。
(2)书德。
能秉笔直书,实事求是,有喜报喜,有忧报忧。
不做表面文章,
不搞文字游戏,不矫揉造作,不粉饰太平。
(3)行德。
能令行禁止,有行必果,办事扎实,待人诚实,为人朴实,谦虚
恭谨,礼让客气,自尊、自爱、自重,甘当配角,甘作绿叶,勇于奉献,淡泊
名利。
简言之就是:
勇于奉献,淡泊名利,直陈己见,实事求是。
2、秘书的能力
(1)智能方面
A.敏锐的观察能力
B.良好的表达能力
C.出众的记忆能力
D.自如的社交能力
E.良好的沟通能力
(2)思维能力方面
A.深刻的思考能力
B.全局的综合能力
C.周密的分析能力
D.巧妙的应变能力
(3)组织能力方面
A.八面玲珑的协调能力
B.点面兼顾的计划能力
C.运筹帷幄的调度能力
D.高效可靠的管理能力
秘书的晋升与发展教学目的和要求:
了解秘书晋升工作的现状
理解秘书可持续发展的含义
教学重点和难点:
秘书的培养和可持续发展
教学方法:
讲授法、启发法
教学课时:
两课时
教学内容:
一、秘书晋升工作的现状
秘书的晋升依赖于秘书职业等级的建立。
只有在秘书职业中建立明确的
职业等级名称,建立逐级提升的制度办法,秘书的晋升才能顺理成章。
目前
秘书作为一种职业,整体上看等级是相当模糊的。
1、社会中不同的秘书等级现状
(1)按行政级别来确定等级(行政单位、工厂企业)
(2)初级秘书和高级秘书(公司、企业、饭店、商社)
(3)一秘、二秘、三秘(外交工作)
2、晋升的可能和晋升的实际困难
(1)缺乏正常合理的晋升制度
(2)晋升职位少
3、晋升工作的推进
(1)职业职称的考评
(2)执证上岗
二、秘书的可持续发展
1、秘书的培养
(1)培养目标
A、秀才型人才
B、通才型人才
C、通才-专才型人才
D、专才型人才
E、管理型人才
(2)培养途径
A、自我培养
a职业能力的培养
b兴趣与爱好的培养
B、外界培养
a教育(学校教育和继续教育)
学校教育:
全日制高、中等学校、成人高校、各种培训的秘书专业或秘书学课程
继续教育:
第一、从实际出发,根据本单位秘书人员的工作需要,文化程度等状况,按
照不同专业、不同层次的要求,有针对性的举办不同类型的培训班
第二、所学课程要具体实用。
基本原则是干什么,学什么;缺什么,补什么,
不求全面高深,但求学得进,用得上,回单位后能促进工作
第三、培训形势灵活多样,不拘形式,既可集中一段时间实行岗位培训,又可安排若干单位时间请有关行家作专题报告,在条件许可时,可派中青年秘书到大专院校进修。
第四、学习重要法规和操作技能,可采用生动活泼得形式,如进行某种法规的知识竞赛、打字比赛等。
b环境(形成一个优化群体)
2、秘书的可持续发展
(1)对秘书发展两种截然不同的观点
A、这门职业很快会萎缩或消亡
B、这门职业会很快的发展壮大
(2)保证秘书这门职业可持续发展的两点重要因素
A、完善的专业化:
秘书在现代社会发展中,必须确立本职业的专业知识技能
和素质,即职业资质
B、持久的永业化:
逐步建立稳定的秘书队伍,合理的秘书人才结构
教学后记:
秘书职业道德与行为规范
教学目的和要求:
了解秘书职业道德的内涵
理解秘书职业道德养成的渠道
教学重点和难点:
秘书职业道德养成的方法
教学方法:
讲授法、讨论法、启发法
教学课时:
两课时
教学内容:
在现代社会,职业对于人们至少具有三层意义:
首先,职业是人们生存的基础与条件;其次,职业是我们承担一定社会角色的标志;第三,职业是大家实现自身价值的手段。
因此可以说,职业既是一个人安身立命的根基,也是证明个体生命的社会存在、实现个体自身价值的基本方式。
秘书职业道德
秘书职业道德经历了长期的历史积淀和发展演变,现代职业秘书职业道德包括遵纪守法、爱岗敬业,办事公道、合作共赢,甘于平凡、合理展示,自尊自重、克勤克俭,诚实守信、保守秘密等基本内容。
在我国经济社会处于转型时期的今天,强调秘书职业道德要求与功用具有非常积极的现实意义;从秘书职业自身良性发展需要来看,强调职业秘书的职业道德又具有深远的历史意义。
一、道德与职业道德
1、道德:
道德,是一种具有内省式、约定俗成式特征的行为约束机制。
它是一种社会意识形态,是人类社会在共同生产、生活过程中形成的对社会成员普遍产生约束和团结作用的行为准则。
它与法律、规章制度既相区别,又互相联系互为补充,共同调整人们的现实利益关系。
其区别在于:
●
●产生时间不同:
道德早于法律,法律在阶级、国家出现以后才出现;
●设立标准不同:
道德按圣人标准设立,法律按凡人标准设立;
●依靠力量不同:
道德依靠内在良心和外在舆论力量,法律依靠国家强制力起作用;
●内容与作用范围不同:
法律只针对触及法律的行为,道德范围比法律广泛、深入。
道德与法律、规章的联系表现在:
其作用两者相辅相成、相互促进、相互转换,其内容相互重叠、相互交叉。
●我国历来有重视道德伦理的优良传统,中国古代“君君臣臣父父子子”就是一种典型的社会成员普遍遵守的伦理道德规范。
韩非子《五蠹》云:
“上古竞于道德,中世出于智谋,当今争于气力。
”“道德”与“智谋”、“气力”并举,孰先
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 秘书实务 教案 秘书 实务
![提示](https://static.bingdoc.com/images/bang_tan.gif)